Dari Indonesia Melayani Dunia

Sebagai penyedia jasa outsourcing terpadu yang memiliki banyak klien dan anak usaha, baik di dalam maupun luar negeri, Valdo International dituntut memiliki sistem pendukung yang andal. Bagaimana perusahaan lokal berwajah modern ini bekerja?

by a. mohammad bs

Fokus pada kompetensi inti kini menjadi salah satu kredo yang diyakini banyak perusahaan.  Karena itu, mereka tak lagi ingin disibukkan dengan aktivitas yang tak terkait langsung dengan kompetensi inti. Caranya adalah dengan mengalihdayakan (outsourcing) proses pendukung bisnis ini ke para penyedia jasanya.

Di Indonesia, salah satu perusahaan yang menawarkan jasa manajemen alih daya tersebut adalah PT Valdo International. Perusahaan yang berdiri pada 2003 itu, diklaim Reza V. Maspaitella, Presdir dan CEO Valdo, merupakan satu-satunya perusahaan integrated outsourcing management di Indonesia. Bahkan, ia membanggakan model pelayanannya telah menggunakan prinsip Six Sigma. Jasa pengelolaan alih daya yang ditawarkan Valdo ini mencakup: outsourcing, technology outsourcing, manajemen fasilitas dan komunikasi jaringan, serta outsourcing SDM. “Dengan adanya outsourcing manajemen, pihak perusahaan dapat lebih fokus pada kompetensi inti usahanya sehingga dapat meningkatkan proses performa, efisiensi biaya dan memiliki kelebihan komparatif untuk tetap survive,” Reza memaparkan.

Walaupun umurnya relatif masih muda, Valdo tumbuh ekspansif. Pelanggannya terus bertambah dari berbagai industri, baik dari dalam maupun luar negeri. Saat ini, beberapa bank besar lokal dan hampir semua bank asing di Indonesia telah menjadi klien Valdo. Selain di Indonesia, sejak dua tahun lalu, Valdo mulai memberikan jasa outsourcing bagi perusahaan di Hong Kong dan Cina.

Tak hanya itu, Valdo pun semakin ekspansif memperkuat posisinya di pasar internasional. Antara lain, mengakuisisi perusahaan outsourcing di Filipina, Comtech Asia. Di negerinya penyanyi Christian Bautista ini, Valdo juga memiliki anak usaha, yakni Valdo-Winsource Solutions, yang memosisikan diri sebagai perusahaan Business Process Outsourcing (BPO). Beberapa waktu lalu, anak usaha Valdo itu melakukan kontrak kemitraan dengan Orbis Global Solutions, perusahaan BPO di Amerika Serikat. Selain di Filipina, Valdo pun membentuk join ventura dengan perusahaan outsourcing Singapura, Brandt International. Belakangan, Valdo sedang merampungkan proses akuisisi atas perusahaan solusi TI lokal.

Dengan klien dan mitra yang makin banyak, bagaimana Valdo mengelola bisnisnya? Menurut Reza, sistem TI yang ada di Valdo saat ini merupakan hasil pengembangan 75 orang staf developernya, yang memang ditugaskan untuk in-house development. Secara garis besar, ia menjelaskan, platform arsitektur di Valdo bisa dibagi ke dalam tiga komponen, yakni: Channel Delivery Platform, yang menghubungkan antara Valdo dengan klien dan cabang; Business Process Modul Solution, yang mengelola kegiatan operasional usaha beserta perangkat proses bisnis; dan Back-end Platform Infrastructure, yang terdiri dari link untuk sistem inti atau middleware Valdo ataupun klien, serta link untuk unified communication platform.

Aspek keamanan data dan jaringan tentu menjadi perhatian penting pelaku bisnis outsourcing seperti Valdo. Kenyataannya, infrastruktur TI di Valdo banyak sekali terkait dengan dedicated storage yang menggunakan firewall, sehingga tingkat keamanannya terjamin. Begitu pula, dua pusat data (data centre) yang berlokasi di Semarang dilengkapi firewall. Jaringan komunikasinya pun didesain dengan ketat demi menjamin aspek keamanan.

Masih terkait soal keamanan, Valdo juga mengimplementasi aplikasi yang memungkinkan setiap laptop dan desktop yang ada di dalam jaringan bisa termonitor. Misalnya, file apa yang diakses dan kegiatan apa saja yang dilakukan desktop. Kalau ada yang diunduh di luar hak aksesnya, sistem secara otomatis akan mengunci kegiatan tadi. Atau, jika laptop atau desktop itu hang, alarm akan langsung  mengirimkan alert ke ruang kontrol.

Kendati sistemnya sudah terbilang canggih dan lengkap, lantaran kebutuhan perusahaan yang terus meningkat dan tuntutan pasar yang makin tinggi, Reza menganggap Valdo perlu melakukan perombakan dan standardisasi sistem. Pasalnya, sistem yang dikembangkan di Valdo dan anak usaha masih berbeda. Begitu pula, hardware dan solusi lainnya masih bersifat multivendor. Misalnya, untuk perangkat keras di Valdo Jakarta memakai produk HP, sementara di Manila memakai produk Dell. Atau, sistem PABX di sini memakai Lucent Avaya, di sana pakai Accent. Padahal, menurut Reza, hal itu sangat tidak efisien.

Saat ini, pusat operasional Valdo di Indonesia dan Filipina masih berdiri sendiri-sendiri–yang ditopang platform TI yang terpisah. Untuk komunikasi data, seluruh 7 kantor cabang dan klien Valdo di Indonesia, ada yang terhubung dengan leased line, dial up, intranet dan Internet. Sementara komunikasi dengan anak usahanya di Filipina dan Singapura, serta dengan kliennya di Hong Kong, Cina, AS, Inggris dan Australia, masih menggunakan leased line atau dial up. “Yang ingin kami lakukan adalah  membuatnya menjadi satu platform yang tersentralisasi di Jakarta,” Reza menegaskan.

Menurut Reza, jika hendak membuat produk/layanan baru,  yang pertama kali mesti diperhatikan, bisakah proses bisnisnya  direkayasa sedemikian rupa sehingga efektif dan efisien operasionalnya.  Lalu, setelah proses bisnis didesain ulang, masuk ke tahap pemanfaatan teknologi untuk memampukan tujuan yang dimaksud. Selain untuk menunjang fitur-fitur bagi layanan itu, teknologi mesti pula memberi jaminan aspek keamanannya. Khusus untuk sistem PABX, rencananya akan diganti dengan teknologi Unified Communication dari Cisco sehingga bisa memenuhi standar Asia Pasifik dan global.

Dipilih solusi komunikasi dari Cisco, alasan Reza, karena memiliki keunggulan dibanding produk sejenis dari merek lain. Irfan Setiaputra, Direktur Pengelola Cisco Systems Indonesia, mengklaim dengan solusi tersebut,  komunikasi dapat dilakukan menggunakan perangkat apa pun. Begitu pula, aplikasi yang dapat digunakan bermacam-macam, seperti SMS (teks), suara, sampai video, plus kemampuannya digandengkan dengan aplikasi manajemen lainnya seperti CRM.  Integrasi dengan CRM ini berguna bagi contact centre, yang dapat menampilkan profil pelanggan ketika panggilan sedang berlangsung. Dengan demikian petugas bisa memberi respons yang lebih tepat dan personal, sesuai dengan keadaan si pelanggan.

Menurut Reza, pengembangan sistem yang dilakukan di Valdo merupakan upaya memaksimalkan  layanan buat para klien. “Bagi kami, TI merupakan komponen yang penting sebagai key differentiator guna membedakan produk dan layanan kami di pasar,” katanya.

Menurut Perriz Azwir, Kepala Grup Layanan Kartu Korporat  Bank Danamon. Menurutnya, alasan Bank Danamon mengalihdayakan penjualan kartu American Express (Amex), karena pihaknya ingin konsentrasi di bisnis utama. “Kami hanya ingin fokus pada core business. Kami punya produk, tapi kami pikir sebaiknya diberikan ke pihak lain yang lebih mengerti dalam hal support: infrastrukturnya,  telemarketing, perhitungan hasil penjualan, dan sebagainya. Dengan begitu, kami bisa lebih fokus ke cara menjualnya daripada menyiapkan infrastrukturnya,” ungkap Perriz panjang-lebar.

Bank Danamon mengalihdayakan proses pendukung penjualan kartu Amex ke Valdo sejak 2006. Dalam hal ini, Valdo menyediakan berbagai kebutuhan yang diinginkan klien, mulai dari SDM, infrastruktur, dan keahliannya di bidang TI. Beberapa layanan yang diberikan Valdo mencakup: penyediaan Fast Smart Autodealer dan telemarketing (mulai dari SDM, infrastruktur hingga support-nya). Dalam praktiknya, seluruh tim yang mendukung program penjualan kartu Amex itu bekerja di kantor Valdo. Jadi, proses selling–mulai rekrutmen, pelatihan, penggunaan  infrastruktur Autodealer, pelaporan, call performance rating, dan sebagainya–semuanya dilakukan oleh Valdo. Adapun pihak Bank Danamon hanya mengelola produk dan mereknya, ekspektasi pelanggan, dan pengirimannya. “Intinya, perjanjian kerja sama dengan Valdo adalah sejauhmana sistem dan infrastruktur yang diciptakan bisa membantu kami untuk lebih meningkatkan produktivitas,” tutur Perriz.

Benefit yang dirasakan Bank Danamon, menurut Perriz, cukup banyak. Contohnya, melalui Fast Smart Autodealer yang disediakan Valdo, tim penjualan tidak perlu lagi mencari tahu calon pelanggan agar bisa menyegmentasi produk apa yang pantas dijual ke calon pelanggan. Di sisi lain, pihak Bank Danamon juga bisa melihat performa para salesman-nya. “Bagi kami, manfaat outsourcing ini, selain bisa lebih fokus pada core business, juga lebih efektif. Terutama untuk kinerja  tim sales. Jika dulu, misalnya kami minta seorang tenaga sales dalam sehari menelepon calon pelanggan, bisa saja dia mengatakan telah melakukannya sesuai dengan target. Tapi kami tidak pernah tahu. Nah, dengan adanya Autodealer yang disiapkan Valdo, kami bisa melihat dengan nyata kinerja masing-masing tim penjualan,” Perriz menuturkan. “Itu semua termonitor, karena ada reporting-nya. Jadi tak ada yang bisa berbohong.”

Rencana Benah-benah Sistem

Sejalan dengan kebutuhan perusahaan yang terus meningkat dan tuntutan pasar yang semakin kompetitif, Valdo juga akan melakukan perombakan dan standardisasi. Perombakan  mencakup standardisasi infrastruktur dan sistem TI, yakni: hardware dan network, unified communication system, solusi perangkat lunak, operasional TI, dan SDM.

Proyek yang menelan investasi lebih dari US$ 1 juta ini akan dibagi dalam beberapa tahap pengembangan. Pada tahap awal, proyek yang dilakukan mencakup aspek standardisasi perangkat keras. Saat ini, Valdo menggunakan beragam merek dari berbagai vendor. Nantinya, hanya ada satu merek yang digunakan. Untuk sistem PABX, akan diganti dengan teknologi Unified Communication dari Cisco. Menyusul solusi perangkat lunak. Kini, hampir semua solusi software untuk menunjang proses bisnis di Valdo merupakan hasil pengembangan tim internal. Untuk itu, pihak Valdo melakukan pengkajian dan benchmarking mencari solusi yang tepat untuk mendukung bisnisnya. Salah satunya, mempertimbangkan penggunaan solusi dari Microsoft untuk tool kolaborasi.

Setelah solusi software, pengembangan berikutnya mencakup upgrading  jaringan komunikasi. Tujuannya, selain agar lebih efisien, juga untuk pengamanan jika terjadi down pada jaringan komunikasi. Termasuk mempertimbangkan aspek biaya supaya lebih murah.

Selain sistem TI, Valdo membenahi pula organisasi dan SDM-nya.

Ditargetkan, semester pertama tahun depan, grand plan tata ulang infrastruktur di Valdo sudah bisa kelar.

3 responses to “Dari Indonesia Melayani Dunia

  1. The main idea of it is understandable, but I still think their are some changes that would be required for it to work.

    Thanks,
    Tommy Vile,
    http://www.VariousTopics.com

  2. pilihan yang tepat menggunakan outsourcing ketika perusahaan sudah mulai berkembang dan memfokuskan pada usaha yang dijalankan….

  3. Apakah Valdo International mempunyai pengalaman dalam penyediaan Sistem TI yang terkait dengan Perusahaan di bidang Oil and Gas….

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s