Untuk meningkatkan layanan kepada masyarakat, lembaga pemerintahan lain, ataupun para mitra vendornya, Departemen Komunikasi dan Informatika mengembangkan fasilitas berbasis Web yang disebut e-Service. Mulai dari mengurus perizinan, pengadaan barang, hingga sertifikasi, bisa dilayani dengan satu janji: lebih efisien dan efektif.
by a. mohammad bs
“Kami ingin sekali melayani masyarakat dengan teknologi berbasis TI,” ujar Prof. Dr. Ir. Muhammad Nuh, suatu kali. Keinginan Menteri Komunikasi dan Informatika itu akhirnya bisa direalisasi dengan diresmikannya sebuah jasa layanan berbasis Web, disebut e-Service, di Gedung Departemen Komunikasi dan Informatika (Depkominfo), pada Rabu 17 Desember 2008.
Sejak itu pula, situs resmi Depkominfo berubah wajah. Istilahnya, sudah dipugar ke versi 2.0. Kini, dengan dominasi warna biru, situs tersebut menawarkan lebih banyak fitur dan kemudahan mengaksesnya. Di situs ini, masyarakat dan pihak-pihak yang berkepentingan bisa memperoleh pelayanan dan informasi secara lebih cepat. Gatot S. Dewa Broto, Kepala Pusat Informasi dan Humas Depkominfo, menjamin pihaknya sudah membuat sistem keamanan yang berlapis. Untuk mengujinya, Depkominfo telah melakukan simulasi kesiapan situs menghadapi ancaman hacker.
Menurut Gatot, peluncuran e-Service ini juga untuk menjawab cibiran sebagian orang yang menganggap Depkominfo selama ini tidak menampilkan kapasitasnya sebagai lembaga yang mengurusi masalah teknologi, komunikasi dan informatika. “Depkominfo kan departemen yang mengurusi ICT. Memang sangat tidak lazim jika semua pengurusannya dilakukan secara manual dan konvensional,” ujar Gatot. Kenapa baru sekarang? “Karena konsentrasi kami sebelumnya lebih banyak ke public services,” ucapnya berkilah.
Kendati sudah diluncurkan resmi, Gatot mengakui belum semua layanan yang ada di Depkominfo terakomodasi oleh e-Service. Sekarang ini, beberapa layanan yang sudah tersedia, yakni: Sistem Informasi Manajemen Pengendalian dan Pengamanan Barang Milik Negara (SIM-PPBMN); Sistem Informasi Manajemen Perizinan Penyelenggaraan Penyiaran (SIMP3); Sistem Elektronik Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (SePP); dan layanan e-Licensing pada Direktorat Standardisasi Ditjen Postel. “Masih banyak layanan lain yang belum terakomodasi, seperti perizinan telekomunikasi untuk mendapatkan izin ISP, menggarap VoIP, jasa premium, dan sebagainya,” Gatot mengakui. “Hal-hal itu belum digarap, karena tingkat kompleksitasnya sangat tinggi, meskipun kami akan mengarah ke sana,” ia menambahkan.
Lebih lanjut, penggemar busana batik ini menjelaskan bahwa aplikasi SIM-PPBMN merupakan pengembangan dari Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi BMN (SIMAK-BMN) yang dibuat oleh Departemen Keuangan. SIM-PPBMN sendiri dikembangkan oleh tim yang anggotanya berasal dari Depkominfo dan BPKP. Aplikasi ini berfungsi untuk mengelola data dan informasi yang berkaitan dengan transaksi peminjaman, pemakaian, dan penempatan pada seluruh satuan kerja di lingkungan Depkominfo. Tujuannya supaya barang milik negara bisa dikelola secara tertib, profesional, lengkap dan akurat. Aplikasi ini juga dipakai untuk mengetahui informasi transaksi terkini dari aset-aset negara, sekaligus mengamankannya dari penyimpangan pemanfaatannya oleh pihak yang tidak berhak. SIM-PPBMN ini telah diujicobakan pada tiga satuan kerja, yakni: Balai Monitoring Semarang, MMTC Yogyakarta, dan BPPI Makassar.
Khusus mengenai perizinan penyiaran, Ditjen Sarana Komunikasi dan Diseminasi Informasi (SKDI)–sebagai lembaga yang memiliki tugas dan bertanggung jawab di bidang perizinan penyiaran–dituntut dapat mengelola tugasnya secara efisien dan efektif. Untuk tujuan itu, SKDI dengan dukungan Japan International Cooperation Agency mengembangkan sebuah software yang disebut SIMP3. Aplikasi ini mencakup berbagai modul: pengadaan perangkat (hardware, jaringan, dan sebagainya); pembuatan formulir permohonan perizinan penyelenggaraan penyiaran (berisi data administrasi dan data teknis penyiaran dalam bentuk soft copy); proses data entri; dan pencetakan Izin Penyelenggaraan Penyiaran.
Nah, untuk meningkatkan akses SIMP3 ini dikembangkan sistem yang berbasis Web guna mendukung administrasi manajemen perizinan penyelenggaraan penyiaran secara elektronik yang terhubung dengan situs Depkominfo. Dengan sistem seperti ini, masyarakat bisa mengetahui status perizinan dan jadwal kegiatan proses perizinannya. “Dengan SIMP3 ini diharapkan dapat meningkatkan pelayanan P3 dengan cepat, akurat, efisien dan transparan,” kata Gatot.
Sistem penting lainnya dalam e-Service adalah sistem untuk proses pengadaan barang dan jasa secara elektronik (e-procurement). Ditjen Aplikasi Telematika mengembangkan aplikasi yang disebut SePP. Menurut Gatot, penerapan SePP ini menyusul diterimanya sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001. Ia menuturkan, awal pengembangan aplikasi pengadaan ini dilakukan pada 2004 dengan nama National e-Procurement Government Indonesia (NePGI). Pada 2006, namanya diganti menjadi SePP dan semenjak itu aplikasinya terus diperbaiki (kini memasuki versi 3).
Di dalam aplikasi SePP tercakup beberapa modul: e-Lelang (layanan pemilihan penyedia barang melalui pelelangan umum secara elektronik); e-Seleksi (layanan pemilihan penyedia jasa melalui seleksi umum secara elektronik); e-Pembelian (layanan pengadaan barang/jasa dengan cara pembelian langsung dari daftar (katalog) barang/jasa atau dengan cara penawaran berulang); e-Katalog (layanan informasi daftar/katalog barang dan jasa); SMI (Sistem Manajemen Instansi Pemerintah–layanan untuk mendaftarkan dan mengelola data instansi pemerintah); dan modul SMP (Sistem Manajemen Penyedia barang/jasa–untuk mendaftarkan dan mengelola data perusahaan penyedia barang/jasa).
Yang menarik, aplikasi SePP bukan cuma ditujukan untuk para pengguna di lingkungan Depkominfo, tapi juga dapat dimanfaatkan oleh seluruh instansi pemerintah secara cuma-cuma, tanpa dipungut biaya. Akan tetapi, sebelum menggunakan layanan ini, user lebih dulu harus mendaftar melalui menu SMI dan SMP. “Melalui SePP ini, sekarang Depkominfo bisa memberikan layanan efisien dan efektif bagi instansi pengguna ataupun vendor penyedia barang dan jasa,” kata Gatot sumringah.
Beberapa satuan kerja (satker) di lingkungan Depkominfo (Ditjen Aptel, Setjen, Ditjen SKDI, Itjen, Ditjen Postel, Badan Informasi Publik dan Badan Litbang SDM) telah memasukkan data paket kegiatan pengadaan barang/jasa secara e-Lelang pada aplikasi SePP (melalui situs www.sepp.depkominfo.go.id). Pada 2008, Depkominfo telah melaksanakan pengadaan barang/jasa melalui website SePP sebanyak 64 paket pengadaan dengan nilai lebih dari Rp 800 miliar (tepatnya Rp 871.520.957.657). Lalu, awal tahun ini sebanyak 7 paket pengadaan, dengan total nilai lebih dari Rp 7,5 miliar (tepatnya Rp 7.839.723.400) yang berasal dari satker di lingkungan Setjen, Ditjen Aptel dan Ditjen Postel. “Melalui SePP ini, Depkominfo sudah melakukan transparansi dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan barang dan jasa,” Gatot mengklaim dengan bangga.
Selain satker di lingkungan Depkominfo, beberapa instansi pemerintah dan BUMN telah menggunakan layanan SePP ini, antara lain: Badan Otorita Batam, Provinsi Nusa Tenggara Barat, Perum Peruri, PT Taspen, dan Departemen Perhubungan.
Menurut Donald Panjaitan, Kepala Pusat PDSI Badan Otorita Batam, institusinya telah melakukan penjajakan penerapan SePP di Otorita Batam sejak pertengahan 2007. Namun baru terealisasi pada April 2008. Donald menyebutkan, aplikasi SePP diadopsi dengan pertimbangan telah didukung sarana dan prasarana yang memadai. Antara lain: tersedianya server database, interkoneksi jaringan, program pelatihan, dan jaminan dukungan layanan/bantuan teknis dalam tahapan persiapan hingga implementasi e-Procurement di Otorita Batam.
Donald menyebutkan, dengan jaminan dukungan/bantuan teknis tersebut, Otorita Batam telah berhasil melelang 72 proyek secara elektronik–baik jasa pemborongan, konsultansi maupun pengadaan barang–senilai Rp 346 miliar untuk tahun anggaran 2008. “Manfaat penerapan SePP ini adalah meningkatnya akuntabilitas dan penyederhanaan proses pelelangan pemerintah, sehingga menciptakan persaingan yang sehat dan terbuka, transparan, serta efisien dari segi biaya dan waktu,” Donald memberi testimoni.
Sistem penting lainnya dalam e-Service adalah e-Licensing yang dikembangkan oleh Direktorat Standardisasi Ditjen Postel. Gatot menjelaskan, pengembangan aplikasi e-Licensing ini terkait dengan proses sertifikasi. Pasalnya, impor alat dan perangkat telekomunikasi yang diproduksi di negara lain banyak dimasukkan, diperdagangkan dan digunakan oleh perseorangan, institusi, atau operator di Indonesia–baik yang berbentuk customer premises equipment seperti handphone, walkie-talkie, faksimile maupun yang berbentuk non-customer premises equipment seperti radio base station, radio microwave, dan pemancar radio/TV siaran.
Yang jelas, tidak semua alat dan perangkat telekomunikasi yang diimpor tersebut sesuai dengan peruntukannya di Indonesia. Bahkan, bisa saja malah menimbulkan gangguan terhadap pengguna telekomunikasi lainnya. Karena itu, perangkat telekomunikasi yang diimpor itu mesti memenuhi persyaratan teknis yang ditetapkan, alias perlu disertifikasi.
Proses e-Licensing menggunakan layanan Web dan menghubungkan antara pemohon dengan Direktorat Standardisasi sebagai instansi penerbit sertifikat melalui lembaga uji coba seperti Balai Besar Pengujian Perangkat Telekomunikasi (BBPPT) Ditjen Postel ataupun Pusat Penelitian dan Pengembangan PT Telkom di Bandung. Peranan BBPPT dalam proses sertifikasi ini mencakup: pengujian perangkat telekomunikasi berbasis radio dan nonradio, kompatibilitas elektromagnetik dan pelayanan kalibrasi perangkat telekomunikasi, serta jasa penyewaan alat. Kini, BBPPT bisa mempercepat pengujian yang semula dilaksanakan 45 hari menjadi 21 hari. Selain itu, Rekapitulasi Hasil Uji (RHU) yang semula secara manual, kini bisa terkirim secara online ke Direktorat Standardisasi Ditjen Postel. Selanjutnya data sertifikat yang diterbitkan Direktorat Standardisasi Ditjen Postel di-upload ke portal Indonesia National Single Window yang dikelola Depkeu (Ditjen Bea dan Cukai).
Menurut Gatot, melalui proses e-Licensing, baik pemohon, lembaga penguji maupun petugas Ditjen Postel, akan memperoleh banyak manfaat, terutama dari sisi efisiensi dan efektivitas. Bagi pemohon (applicant), proses administrasi untuk melakukan pengujian perangkat menjadi lebih cepat. Sebab, pemohon tidak perlu datang langsung ke loket, tapi bisa melalui Web. Juga, mempermudah dan mempercepat penerimaan Surat Pengantar Pengujian Perangkat (SP3) dan Surat Pemberitahuan Pembayaran (SP2). Selain itu, pemohon juga dapat memonitor status permohonannya.
Bagi lembaga pengujian, manfaatnya adalah menghindari biaya pengiriman laporan hasil uji, memudahkan pemantauan status pengujian, dan mengurangi biaya pencetakan. Sementara bagi Ditjen Postel dapat menghindari entry ulang data permohonan dan kesalahan data, mempermudah pemonitoran status permohonan, mempercepat alur dokumen, pencarian dokumen, dan penyusunan laporan.
Kendati begitu, untuk menikmati layanan ini tidak gratis. Pasalnya, setiap perangkat yang didaftarkan untuk mendapat sertifikasi dikenai tarif, yang besarannya tergantung jenis barang. Secara keseluruhan besaran tarifnya Rp 2-8 juta per unit. Dana itu selanjutnya disetorkan ke Depkeu, dan dikembalikan ke Depkominfo dalam bentuk APBN. Tahun lalu Depkominfo menyetor ke negara hampir Rp 7 triliun. Tahun ini ditargetkan setorannya mencapai Rp 7,5 triliun.
Salah satu vendor yang telah menggunakan layanan e-Licensing adalah PT Ericsson Indonesia. Perusahaan perangkat jaringan ini telah menggunakan layanan tersebut sejak Desember 2008. Alasan pemanfaatan layanan, menurut Sigit Permana, Direktur Dukungan Operasional PT Ericsson Indonesia, adalah untuk percepatan proses sertifikasi. Sebab, jangka waktu proses sertifikasi memang dapat dipercepat, yang sebelumnya 45 hari kerja menjadi 21 hari kerja. Selain itu, jika sebelumnya hasil pengujian yang terangkum dalam RHU harus diantar petugas khusus dan membutuhkan dua-tiga hari proses distribusi, sekarang sudah dapat dilakukan secara online. “Daur hidup perangkat telekomunikasi berkembang sangat pesat, sehingga dibutuhkan layanan prima yang dapat memberi pelayanan yang tepat guna dalam mengimbangi pesatnya perubahan, tipe, dan model perangkat yang sangat dibutuhkan oleh masyarakat,” tutur Sigit.
Menurut Sigit, ada sejumlah manfaat yang dia rasakan berkat penggunaan e-Licensing ini, antara lain: tidak perlu lagi antre di loket untuk pengurusan izin. Sebab, pengguna bisa berinteraksi langsung dengan petugas melalui e-mail yang masuk ke database. Aplikasi e-Licensing juga telah terintegrasi dengan Ditjen Bea dan Cukai. Petugas Bea dan Cukai akan melakukan pengecekan terhadap keabsahan sertifikasi perusahan pengimpor.
Manfaat lainnya: mencegah terjadinya penggandaan sertifikat oleh oknum yang tidak bertanggung jawab, karena pembuktian telah tersertifikasi perangkat tersebut dapat langsung diunduh oleh petugas Bea Cukai pada link-nya e-Licensing. Tak hanya itu, informasi sertifikasi perangkat yang telah terbit bisa diketahui petugas Ditjen Bea dan Cukai setelah 6 jam sertifikat disahkan (diterbitkan) oleh Ditjen Postel. “Tentunya Ericsson akan sangat sering menggunakan layanan ini, karena semua produk yang akan masuk ke Indonesia harus mendapatkan sertifikasi,” Sigit menegaskan.
Lantas, berapa investasi yang dibenamkan untuk mengembangkan e-Service? Menurut Gatot, tidak besar. Lagi pula, biaya ditanggung tiap satker. Masing-masing instansi di lingkup Depkominfo mengalokasikan dana dalam jumlah yang bervariasi untuk penggelaran layanan tersebut. Misalnya, Direktorat Standardisasi dan BBPPT secara bersama-sama mengalokasikan lebih dari Rp 300 juta untuk mengembangkan antarmuka, serta membayar jasa konsultan, dan pemeliharaan–sebagian memanfaatkan perangkat yang sudah ada. Atau, untuk pengembangan SePP investasinya sekitar Rp 200 juta, dan untuk perizinan radio investasinya hanya sekitar Rp 50 juta. “Prinsipnya, e-Service ini merupakan bagian dari reformasi perizinan. Karena selama ini ada stigma negatif di birokrasi yang ribet dalam mengurus perizinan,” Gatot menegaskan.
Kendati begitu, baik Donald maupun Sigit menyarankan perlu dilakukan sosialisasi secara intensif dan menyeluruh, sehingga e-Service bisa dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakat pengguna. Sosialisasi ini bisa dilakukan melalui promosi di media, ataupun penyebaran pamflet yang berisi imbauan menggunakan produk yang telah disertifikasi.
