Ini Era e-Learning, Bung!

Makin banyak perusahaan di Indonesia yang mempraktikkan e-learning untuk melatih/mendidik karyawan mereka secara lebih efektif dan efisien. Apa saja manfaat yang telah mereka rasakan?

by a. mohammad bs

“E-learning is the next major killer application.” Demikian prediksi yang dikemukakan John Chambers, CEO Cisco Systems, 6 tahun silam. Prediksi itu tak jauh meleset. Seiring perkembangan Internet, penggunaan sistem e-learning pun tumbuh luar biasa. Internet telah digunakan sebagai tool untuk melakukan pembelajaran.

Pakar e-learning dunia Marc J. Rosenberg mendefinisikan e-learning sebagai penggunaan teknologi Internet untuk menyampaikan berbagai macam solusi guna meningkatkan pengetahuan dan kinerja. Jadi, e-learning mengacu pada kegiatan pembelajaran atau transfer informasi dan skill dengan menggunakan media Internet.

Belakangan banyak perusahaan di dunia mengadopsi e-learning untuk para karyawannya. Bahkan, survei yang dilakukan American Society for Training & Development pada 2004 mengungkapkan bahwa hampir 60% perusahaan di Amerika Serikat telah atau mulai mengimplementasi e-learning di perusahaan mereka.

Di Australia, seperti dikemukakan Hanny Santoso, praktisi teknologi informasi (TI) dan e-learning asal Tanah Air, tak kalah fenomenal. Dipicu biaya pelatihan dan tenaga pelatih yang cukup mahal, kini banyak perusahaan beralih ke e-learning. Untuk memberi solusi efektif e-learning, banyak perusahaan di Australia menggunakan pendekatan fully blended learning. Lalu, semua universitas dan perguruan tinggi pun memiliki pusat pengembangan e-learning. Yang tak kalah penting, ada dukungan penuh dari pemerintah. Melalui departemen pendidikan dan perindustrian, pemerintah pusat dan negara bagian memberi dukungan dana puluhan juta dolar untuk berbagai proyek e-learning. Depperindag di Victoria misalnya, memberi akses gratis Learning Management System (LMS) Blackboard yang dipusatkan layaknya sebuah application service provider, sehingga dapat dipakai oleh semua penyelenggara kursus dan institusi pendidikan di Victoria.

Tak hanya itu. Pemerintah Australia juga mengucurkan dana untuk pembuatan ribuan Learning Object (LO) dari berbagai mata kuliah – yang dapat diakses gratis oleh setiap guru/dosen untuk membuat bahan ajar dalam format e-learning. Dengan adanya LO, mereka tidak perlu lagi membuat ulang bahan yang sudah ada. Institusi tinggal mengambil yang sudah ada di repositori, mengedit dan memperkayanya. Pengembangan bahan diawasi oleh para Certified Instructional Designer dan secara teknis dialihdayakan ke perusahaan swasta. Menariknya, repositori LO setiap negara bagian saling terhubung dan dapat diakses.

Pemerintah Australia juga membuat lembaga standardisasi nasional e-learning, yang disebut E-learning Standard Group. Tugasnya mengatur standar metadata LO; arahan desain bahan-bahan e-learning; standar penggunaan aplikasi; standar desain konten e-learning, dan sebagainya. “Umumnya, bagian pengembangan SDM perusahaan skala menengah dan besar sudah memikirkan penggunaan e-learning secara efektif untuk pelatihan karyawannya. Begitu pula lembaga pendidikan,” ungkap Hanny. “Dan yang lebih penting lagi, pemerintahnya sangat mendukung,” kata akademisi yang hingga saat ini menjabat Manajer ICT Architecture e-Works di salah satu negara bagian di Australia.

Bagaimana di Indonesia? “Penerapan e-learning di Indonesia sudah pada taraf yang lumayan dari segi awareness. Semangat dan penerapan e-learning ini semakin bertumbuh di kalangan industri dan institusi pendidikan,” kata Hanny berpendapat. Penilaian Hanny dikuatkan oleh Zainal A. Hasibuan. Menurut Wakil Dekan Bidang Akademis Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia ini, belakangan semakin banyak perusahaan di Indonesia yang sadar bahwa model pembelajaran/pelatihan tatap muka – mesti meninggalkan tempat bekerja dan berkumpul di suatu tempat – sudah bisa digantikan dengan model e-learning. “Walaupun penerapan e-learning di Indonesia masih dalam tahap pemula, dalam dua tahun terakhir ini perkembangannya sangat pesat,” ucap pakar ilmu komputer ini.

Walaupun tidak ada data resmi mengenai jumlah perusahaan dan lembaga pendidikan yang telah menerapkan e-learning di Tanah Air, bisa dipastikan gairah e-learning juga menerpa negeri kita. Sejumlah perusahaan yang telah mempraktikkan e-learning, antara lain: Bank Mandiri, Indosat, BII, BNI, Garuda Indonesia, Telkom, FIF, SAP Indonesia, Citibank, IBM Indonesia, dan lainnya. Bahkan, perusahaan-perusahaan itu mensyaratkan pegawainya mengikuti e-learning (di luar jam kerja). Kegiatan mereka ini ada reward and punishment-nya. Bagi yang telah mengikuti pelatihan tertentu melalui e-learning dan ujiannya lulus, akan mendapat poin tertentu. Sebaliknya, kalau tidak mengikuti pelatihan via e-learning yang telah disyaratkan, mereka bakal kehilangan kesempatan untuk dipromosikan.

Tumbuhnya minat terhadap e-learning memang dipicu beragam manfaat yang bisa diperoleh dibanding praktik pembelajaran konvensional. Ambil contoh BII. Seperti dikemukakan Martha Bambang Priambodo, Kepala BII Corporate Learning Center, di perusahaannya, e-learning telah diimplementasi sejak tahun 2000. Tujuannya untuk meningkatkan kompetensi karyawan bank ini. Lalu, pada 2005 dikembangkanlah portal korporat yang disebut BII Corporate University. “Portal BII Corporate University merupakan implementasi dari knowledge management system, dan menjadi knowledge repository bagi bank kami,” ujar Martha. Pada perkembangan selanjutnya, LMS pun diimplementasi sebagai aplikasi inti sistem e-learning.

Menurut Martha, investasi yang dibenamkan perusahaannya untuk mengembangkan sistem e-learning hanya 0,1% total anggaran pelatihan. Ia menyebut relatif kecilnya investasi untuk mengembangkan BII Corporate University dan LMS itu, terutama lantaran menggunakan platform open source. Adapun dana yang dikeluarkan lebih digunakan untuk meng-upgrade kinerja perangkat keras, mengembangkan modul pembelajaran, dan biaya penunjang lainnya.

Dijelaskan Martha, fitur-fitur yang tersedia pada portal itu dibangun berdasarkan konsep content management system (CMS), sehingga sistem ini bisa diisi beragam konten dari banyak kontributor. “Dengan begitu, tercipta lingkungan berbagi pengetahuan secara kolaboratif,” ujarnya. Modul pembelajaran jarak jauh yang telah disediakan, antara lain: Know Your Customer-Anti Money Laundering (KYC-AML); Operational Risk Management; dan Product Knowledge & Service Quality. Selain itu, saat ini sedang dikembangkan pula modul e-learning lainnya, yaitu: Introduction to Banking; dan Legal for Bankers. Dengan begitu, ia meyakini target 70 jam e-learning dapat tercapai akhir tahun ini. “Modul-modul pembelajaran yang ada merupakan pengetahuan yang bersifat wajib bagi karyawan BII,” ucap Martha.

Martha mengakui, penerapan e-learning telah memberi banyak manfaat. Antara lain, seluruh karyawan mendapat kesempatan yang sama untuk membangun sikap proaktif dalam pengembangan kompetensi diri. Selain itu, tercipta efisiensi waktu dan biaya secara signifikan. Dalam perhitungannya, dengan e-learning untuk melatih 6.305 karyawannya, BII bisa menghemat waktu yang lebih cepat, yaitu hanya membutuhkan sekitar satu tahun. Sementara dengan pelatihan tradisional membutuhkan waktu 3,5 tahun untuk sekitar 2.000 karyawan. Martha juga menyebut biaya pelatihan bisa dihemat hingga 85%. Misalnya, bisa dilihat dari perbandingan antara besarnya biaya yang harus dikeluarkan untuk pelatihan secara tradisional dengan biaya investasi pengembangan sistem dan implementasi e-learning KYC-AML.

Akhir tahun 2005, Garuda Indonesia pun memutuskan untuk mengimplementasi e-learning – yang disebut GA e-Learning. Menurut Wahyu Sardjono, GM Riset dan Pengembangan Garuda Indonesia Training Center (GITC), keputusan itu diambil setelah diyakini bahwa e-learning bisa dipakai sebagai salah satu tool strategis untuk mencapai tujuan perusahaan.

Menurut Wahyu, investasi yang dikeluarkan untuk mengembangkan GA e-Learning relatif sangat kecil. Pasalnya, platform infrastruktur TI di Garuda memang sudah tersedia secara lengkap, sehingga memudahkan penambahan sistem aplikasi, tanpa mesti mengubah konfigurasi yang sudah ada. Di samping itu, perangkat lunak e-learning yang digunakan pun diambil dari open source, yakni Moodle. “Untuk perusahaan yang sedang mengembangkan Knowledge Management, maka sistem e-learning ini bisa dipakai untuk percepatan program tersebut,” ujar Wahyu.

Seperti tak mau kalah, pada November 2006, BNI pun secara resmi mulai menggunakan sistem e-learning, yang disebut Program e-Learning BNI. Menurut Mochammad Jukadi, Manajer e-Learning BNI, untuk mengembangkan sistem e-learning ini pihaknya mesti membenamkan dana hingga Rp 8,1 miliar lebih – terutama digunakan untuk pengembangan konten (courseware), yang mencakup 69 kursus, terdiri dari 269 modul, dengan total waktu pelatihan 167 jam. Sementara LMS yang digunakan merupakan salah satu modul yang ada di aplikasi SDM dari Oracle e-Business Suite versi 11, yang dinamakan Human Capital Management System.

Hingga Oktober 2007, dari total pegawai BNI yang sebanyak 18.431 orang, tercatat 16.733 orang telah menggunakan Program e-Learning BNI. Pengguna terbanyak dari Sentra Kredit Cabang sebanyak 1.036 learner (dari total 1.193 pegawai); sedangkan persentase terbanyak dicapai oleh Divisi Bisnis Kartu, yang telah melatih 391 learner atau mencapai 98,24% dari total pegawainya yang sebanyak 398 orang.

Melalui penerapan e-learning, pihak BNI bisa menikmati penghematan yang signifikan. Penghematan biaya pelatihan dengan menggunakan e-learning dibanding pelatihan tradisional, minimum meliputi tiga komponen biaya, yakni biaya transportasi, uang saku peserta, dan konsumsi. Data per 31 Juli 2007, dari 24 course dan 6 test/survei online, penghematan dari tiga komponen biaya itu senilai Rp 64 miliar lebih. “Penerapan e-learning ini bisa menghemat biaya pelatihan per individu, di samping adanya berbagai manfaat lainnya,” ucap Jukadi.

PT Federal International Finance (FIF) juga termasuk perusahaan yang tak mau melewatkan berkah e-learning. Bahkan, di perusahaan pembiayaan kredit sepeda motor ini e-learning telah dipakai sebagai tool orientasi karyawan baru dan prasyarat kelulusan masa probation. Diklaim Thaufik Noograha, Direktur FIF, pengembangan e-learning di FIF sudah dimulai tahun 2003. Namun, efektif dipakai dalam proses pembelajaran wajib bagi karyawan FIF baru Mei 2006. Nama programnya Oracle Learning Management System (OLMS) – SCORM Comply.

Thaufik menyebut biaya untuk membangun e-learning ini relatif kecil, karena aplikasi LMS diperoleh gratis dari Oracle sebagai bagian dari pembelian paket software Human Resource Management System (HRMS). Adapun biaya yang dikeluarkan, terutama untuk pembelian terminal Rp 2 juta per cabang (total 102 komputer yang diinstal); biaya pengembangan modul – secara paralel 6-10 modul (durasi 4 jam) – US$ 2-3 ribu; dan biaya lainnya. Sejak Mei 2006 hingga April 2007, total karyawan yang mengakses sebanyak 4.600 orang. Sementara karyawan yang diwajibkan mengikuti 2.600 orang. “e-Learning sangat bermanfaat sebagai salah satu tool strategis untuk meningkatkan kompetensi knowledge karyawan FIF,” kata Thaufik.

Lebih lanjut Thaufik mengakui, penerapan e-learning telah meningkatkan efisiensi secara signifikan. Sebagai gambaran, karyawan baru wajib mendapat pelatihan kelas yang disebut Basic Mentality. Sejak Mei 2006, pelatihan yang tadinya dijalankan konvensional dikonversi menjadi e-learning. Tercatat ada 2.500 karyawan baru yang diwajibkan mengikuti pelatihan selama periode 1 Mei 2006 hingga 30 April 2007. Dengan konversi ini, menurut Thaufik, tercipta efisiensi sebesar 72% per tahun.

Pada November 2007, FIF juga mengadakan pelatihan staf akunting baru sebanyak 280 orang. Dengan adanya e-learning, pelatihan yang seharusnya diadakan dalam waktu 6 hari, bisa dipangkas menjadi tiga hari. Thaufik menyebutkan, penghematan yang bakal diperolehnya dengan pola e-learning (dibanding pola konvensional) sebesar 45%.

Kendati begitu, tidak berarti penerapan e-learning itu tanpa kendala. Zainal menilai bahwa penerapan e-learning di Indonesia juga menghadapi masalah budaya belajar yang masih rendah. Oleh karena itu, disarankan agar konten e-learning dibuat sedemikan rupa sehingga mendorong pembelajar bisa aktif sendiri. “Ke depan, perlu didorong industri pengembangan konten untuk membuat materi belajar yang canggih, sehingga bisa membentuk budaya belajar mandiri. Di sisi lain, perusahaan sebaiknya menggalakkan pemanfaatan e-learning sebagai salah satu alternatif untuk meningkatkan kualitas SDM-nya,” Zainal menyarankan.

Manfaat e-Learning

* Berbagai kemudahan, baik dalam mengelola intangible asset yang dimiliki perusahaan, mengimplementasi knowledge sharing, internalisasi dan sosialisasi kebijakan perusahaan, hingga implementasi Corporate Knowledge Management.
* Percepatan komunikasi dengan calon peserta pelatihan, karena sebelum proses pelatihan dimulai calon pembelajar sudah bisa mengetahui dan mempelajari materi yang akan diajarkan, tanpa batasan waktu dan tempat.
* Bagi manajemen, monitoring staf dalam proses pembelajaran akan lebih mudah dan cepat, serta kemajuan kompetensi dapat dipantau secara transparan.
* Mendukung produktivitas kerja, karena fleksibilitas tempat dan waktu.
* Konsistensi dan kepastian konten pembelajaran secara utuh.
* Efisiensi biaya pelatihan, baik yang sudah ada maupun yang akan diadakan di kemudian hari.
Meningkatkan ragam pembelajaran bagi setiap individu karyawan, sesuai dengan kebutuhan mereka.
Membantu proses coaching yang lebih baik.
Kendala e-Learning

* Terbatasnya bandwidth yang dapat digunakan pada jaringan komunikasi data (intranet ataupun Internet).
* Masih rendahnya motivasi dan budaya belajar mandiri.
* Perubahan mind set dari pembelajaran konvensional menuju pembelajaran berbasis teknologi informasi, sehingga perlu sosialisasi dan internalisasi.
* Biaya pengembangan konten yang cukup tinggi.

Perbandingan Hasil Model Pembelajaran Tradisional
dengan e-Learning di Beberapa Perusahaan

Bank Internasional Indonesia
* Pola tradisional: Jumlah peserta (orang): 2.000. Durasi : dua hari. Waktu pembelajaran: 3,6 tahun.
* Pola e-Learning: Jumlah peserta (orang): 6.305. Durasi : satu hari. Waktu pembelajaran: satu tahun. Efisiensi biaya pelatihan mencapai 85%.

Bank Negara Indonesia
* Pola tradisional: Jumlah peserta pelatihan 36.411 orang.
* Pola e-Learning: Jumlah learner periode 1 Januari s/d 30 September 2007 = 92.988 orang (seorang karyawan bisa beberapa kali ikut). Penghematan biaya mencapai Rp 64 miliar lebih (mencakup biaya transportasi, uang saku peserta, dan konsumsi).

Federal International Finance
* Pola tradisional: Karyawan baru wajib mendapat pelatihan kelas Basic Mentality. Biaya pelatihan kelas Basic Mentality untuk 2.500 karyawan Rp 657,5 juta. Membutuhkan waktu 6 hari.
* Pola e-Learning: Mulai Mei 2006 pelatihan dikonversi via e-learning. Biaya pengadaan pelatihan e-learning FIF Basic Mentality untuk 2.500 karyawan Rp 186,8 juta. Hanya perlu waktu tiga hari. Efisiensi: 72% per tahun.

Tren Mutakhir e-Learning

Dari sisi teknologi, terutama di negara maju, penerapan e-learning sudah menggunakan Intelligence Learning Object, untuk menyesuaikan dengan gaya learning pembelajar. Selain itu, pihak penyelenggara juga mulai mengadopsi teknologi Grid yang berfungsi untuk membagi beban akses. Melalui teknologi ini akan banyak simpul yang menyediakan materi ajar.

Setelah e-learning, model pembelajaran akan mengarah ke pola mobile learning (m-learning). Teknologi yang dimanfaatkan bukan lagi perangkat PC, melainkan handheld semacam PDA atau ponsel. Model pembelajaran m-learning di Eropa sudah mulai berjalan. Dengan m-learning, pilihan konten semakin banyak, sehingga seorang pembelajar bisa meramu sendiri materi (course) apa saja yang akan diambil, sesuai dengan keinginannya.

(SWA, No. 24\2007)