Untuk mendukung dan mempercepat pengembangan bisnis kelompok usahanya, manajemen Grup Kalbe telah menyiapkan ctak biru TI hingga 2012. Sejumlah rencana taktis telah disiapkan dan sebagian langkah telah diayun. Bagaimana proyek besar ini dijalankan?
by a. mohammad bs
“Saya membayangkan, nantinya manajemen bisa memperoleh informasi yang terintegrasi dari semua sister company Kalbe secara real time, on demand, anytime dan anywhere,” ujar Vidjongtius dengan mata menerawang. ”Begitu juga, para pelanggan bisa berinteraksi via Web, dan prinsipal bisa mengakses laporan dengan mudah,” tambahnya.
Tentu saja, yang dibayangkan Direktur Teknologi Informasi Grup Kalbe tersebut bukan angan-angan buta. Pasalnya, upaya ke arah sana sudah dipersiapkan dan dijalankan. Bahkan, cetak biru (blueprint) TI hingga 2012 sudah disusun manajemen perusahaan farmasi terbesar di Tanah Air ini. “Visi dan misi perusahaan adalah tumbuh bersama teknologi. Keberadaan TI bukan sekadar enabler, tapi harus menjadi akselerator pengembangan bisnis perusahaan,” Vidjongtius menegaskan.
Cetak biru TI yang disusun Grup Kalbe tersebut cukup komprehensif, mulai dari sistem Supply Chain Management (SCM) terintegrasi hingga Customer Relationship Management (CRM). Toh, diakui Vidjongtius, sebagai sebuah proyek besar berjangka menengah, maka pengerjaannya tidak bisa sekaligus. “Selain dilakukan secara bertahap, pengerjaan proyek juga diprioritaskan untuk anak usaha yang memiliki skala bisnis besar,” kata Vidjongtius mengenai strateginya.
Salah satu proyek yang sudah berjalan adalah integrasi kantor-kantor cabang dengan kantor pusat. Diklaim Vidjongtius, sekarang sudah hampir 100 kantor cabang terintegrasi ke kantor pusat. Cepatnya pengerjaan integrasi jaringan antarkantor itu, karena Kalbe sudah menggunakan solusi akses infrastruktur dari Citrix System. Solusi ini mulai diterapkan pada 2000 untuk mendukung penerapan aplikasi keuangan di kantor pemasaran dan pabrik-pabriknya.
Singkatnya, melalui penerapan solusi tersebut, kantor pusat bisa memberikan remote access untuk aplikasi korporasi kepada para pegawainya di kantor pemasaran dan berbagai pabriknya di seluruh Indonesia. Tak hanya itu, strategi akses perusahaan ini dirancang untuk menyederhanakan manajemen aplikasi, menyediakan akses kapan saja dan di mana saja. “Citrix merupakan salah satu tambahan teknologi untuk mendukung sistem ERP supaya aksesnya bisa lebih cepat,” ia menjelaskan.
Proyek lainnya yang tengah berjalan adalah proses integrasi core system (ERP), yang difokuskan pada lima perusahaan farmasi. Maklum, farmasi boleh dibilang merupakan bisnis inti Grup Kalbe, karena menyumbang lebih dari 70% ke pendapatan perseroan. Selain Kalbe Farma, anak usaha lainnya di bidang farmasi adalah PT Finusol Prima, PT Bifarma Adiluhung, Innogene Kalbiotech Pte. Ltd., dan PT Dankos Laboratories – yang terakhir ini memiliki tiga anak usaha, yakni PT Hexpharm Jaya Laboratories, PT Bintang Toedjoe, dan PT Saka Farma Laboratories. Ditargetkan pada 2009, kelima perusahaan farmasi tersebut sudah memakai Protean (ERP khusus untuk farmasi). “Sebenarnya, kalau integrasi dalam arti networking semua anak usaha farmasi, sudah terkoneksi. Sedangkan untuk sistem ERP memang masih berbeda, dan untuk menyeragamkannya masih dalam proses sampai tahun depan. Tapi, masing-masing sistem sudah ada interface-nya,” Vidjongtius menjabarkan.
Pengakuan Vidjongtius dibenarkan oleh Husein. Menurut Manajer TI PT Dankos Laboratories ini, integrasi sistem dengan Kalbe sedang berjalan. Diproyeksikan tahun depan proyek itu sudah bisa kelar. Selama ini, untuk sistem intinya Dankos menggunakan teknologi yang dibuat sendiri (in-house development). “Untuk aplikasi networking, seperti e-mail, sudah terintegrasi,” tandas Husein. “Jika sistem Dankos sudah terintegrasi, bisa memudahkan konsolidasi data sehingga lebih cepat dan informatif. Juga, tidak perlu lagi ada pemetaan dan jeda waktu koneksi antarperusahaan,” tambahnya.
Implementasi Protean sendiri telah dilakukan sejak 2001 di Kalbe Farma. Modul yang digunakan mencakup modul finance (GL, AR/AP, laporan, dan sebagainya) serta manufakturing (proses produksi, procurement, costing, R&D, QA, maintenance, dan sebagainya). Pemilihan paket software itu, menurut Vidjongtius, karena dinilai mampu memenuhi persyaratan untuk proses bisnis farmasi. Antara lain, mesti memiliki batch number. Sebab, proses kerja farmasi mesti mengikuti mekanisme Cara Pembuatan Obat yang Benar. Kegunaan batch number ini untuk menelusuri hingga ke bahan baku, jika terjadi masalah dengan produknya. Selain itu, berguna untuk mengakomodasi dan mendeteksi produk yang mendekati kedaluwarsa (first expired first out).
Setelah satu-dua perusahaan farmasinya bisa terintegrasi, lanjut Vidjongtius, rencana selanjutnya adalah mengintegrasikan sistem inti dengan perusahaan di bidang distribusi. Khusus untuk distribusi – melalui anak usaha PT Enseval Putera Megatrading – sistem intinya ternyata menggunakan aplikasi dari vendor lain (Oracle). Alasannya, aplikasi itu lebih cocok buat bisnis di bidang distribusi. “Integrasi dengan distribusi juga harus dikerjakan, tidak bisa menunggu. Jadi memang ada yang paralel. Nanti tinggal memilih fungsi mana yang diintegrasikan lebih dulu. Pokoknya, semuanya dilakukan secara bertahap,” ia memaparkan. Ditargetkan pada 2010, semua perusahaan sudah memiliki sistem TI terintegrasi dengan distribusi.
Berkaitan dengan distribusi, aplikasi SCM pun sudah diimplementasi. Proyek SCM ini merupakan kerja sama tiga bagian yang terkait, yakni pemasaran, distribusi, dan pabrik. Tujuannya supaya bagian pemasaran bisa memprediksi; sedangkan orang distribusi bertugas mengalkulasi kebutuhan di cabang-cabang; dan orang pabrik menyediakan barang jadi. Namun, diakui Vidjongtius, proses itu belum benar-benar bisa saling interfacing. Saat ini yang bisa dilakukan sebatas download dan upload.
Program yang tak kalah penting, untuk mendukung dan meningkatkan kinerja tim penjualannya, Kalbe membekali pula mereka dengan personal digital assistance (PDA). Diklaim Vidjongtius, dari sekitar 2 ribu tenaga salesman perusahaannya, 50%-nya sudah dibekali PDA. Walaupun investasi yang dikeluarkan untuk pengadaan PDA ini cukup mahal, yakni mencapai Rp 10 miliar, Vidjongtius menilai upaya itu tetap harus dilakukan. “Tujuan utama memberikan PDA kepada salesman adalah untuk meningkatkan kinerja mereka dan efisiensi,” kata Vidjongtius, yang saat ini juga menjabat Presdir Enseval, sambil tersenyum. Secara keseluruhan investasi TI yang dikeluarkan Kalbe sebesar Rp 30 miliar per tahun.
Ratmo, salah seorang salesman Kalbe, mengakui setelah dibekali PDA kinerjanya meningkat. Menurut pria yang telah bekerja di Kalbe sejak 1993 ini, dengan perangkat PDA yang dibawanya ia bisa melakukan order di tempat dan informasi stok barang bisa dipenuhi. Jika sebelumnya ia hanya mampu menyambangi 15 gerai, kini bisa menjangkau 20 gerai lebih. “Manfaatnya banyak. Terutama kecepatan input data. Dulu, order ditumpuk dulu di kantor. Sekarang bisa input sendiri. Jadi lebih efisien waktu dan tenaga,” ujar salesman yang beroperasi di kawasan Menteng, Kramat Jaya, Salemba dan Kemayoran ini.
Ditambahkan Vidjongtius, walaupun proses integrasi masih berjalan dan belum selesai, manfaatnya sudah bisa dirasakan. Contohnya, mereka ternyata mampu menambah jam kerja, paling tidak satu jam sehari. Artinya, dalam setahun ada tambahan 240 ribu jam kerja. Manfaat lainnya, Kalbe berhasil memangkas lama barang di gudang (inventori) dari 180 hari menjadi 110 hari. Jika dulu “uang mati” di inventori mencapai Rp 1,7 triliun, kini menyusut tinggal Rp 1 triliun. Belum lagi, laporan konsolidasi bulanan yang tadinya selalu telat 10 hari, kini dipangkas tinggal empat hari. Sebelumnya, laporan baru bisa selesai pada tanggal 10 atau 12 bulan berikutnya. Sekarang sudah bisa selesai tanggal 4. “Ini adalah suatu percepatan. Manajemen mendapatkan informasi lebih cepat. Dulu, tidak ada yang bisa mengetahui turun-naiknya suatu produk secara detail. Sekarang bisa dianalisis,” ujarnya bangga.
Singkatnya, menurut Vidjongtius, integrasi sistem yang dilakukan tersebut idealnya bisa memberikan informasi yang komprehensif mengenai semua aktivitas, baik kepada manajemen, konsumen, maupun prinsipal. Untuk manajemen, diharapkan akan tersaji informasi yang real time, on demand, dan sesuai dengan kebutuhan kapan pun dan di mana pun. Sebenarnya, lanjut Vidjongtius, untuk Kalbe Farma sendiri kebutuhan itu sudah terpenuhi. Namun, belum berlaku untuk semua anak perusahaan Grup Kalbe lainnya.
Adapun untuk kebutuhan pelanggan – institusi seperti rumah sakit, apotek atau toko – menurut Vidjongtius, juga perlu dikembangkan portal yang bisa menyediakan informasi mengenai kesehatan sampai fasilitas interaktif (forum atau chat room). Dan, untuk prinsipal, perlu disediakan akses laporan (penjualan, inventori, order procurement, status level), baik lewat Web maupun SMS.
Rencana lainnya? Yang sudah diagendakan adalah mengembangkan layanan procurement menjadi centralized procurement. Jadi pembelian akan diseragamkan, disentralisasi pada satu tempat. Tujuannya untuk penghematan. Jika aktivitas pembelian ataupun sistemnya bisa disatukan, volume akan meningkat. Ujung-ujungnya, bargaining power Kalbe sebagai grup usaha juga bisa meningkat.
Rencana lainnya adalah penerapan CRM korporat sehingga mampu memberikan informasi kepada masyarakat secara komprehensif, mulai dari produk hingga solusi. Selama ini, penerapan CRM di Kalbe masih dalam skala untuk kebutuhan konsumen dan produk tertentu, belum bersifat korporasi. Berikutnya, sebelum bisa mengarah ke penerapan Radio Frequency Identification (RFID) di masa depan, untuk mengidentifikasi produk Kalbe akan menggunakan sistem bar code yang dikombinasi dengan wireless scanner.
“Proyek integrasi sistem yang kami lakukan didasari oleh strategi besar untuk mengembangkan dan memajukan perusahaan, sehingga bisa memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan. Nah, misi itu dijabarkan, di antaranya melalui TI,” papar Vidjongtius dengan raut muka serius. “Tahun 2012 semua anak usaha, seperti makanan kesehatan dan kemasan, pasti akan tersentuh TI. Termasuk yang di Singapura dan Nigeria, serta kantor pemasaran di seluruh negara ASEAN, semuanya harus menjadi satu sistem, baik untuk finansial, jaringan, maupun yang lainnya,” tambahnya.
Data dan Profil Grup Kalbe
Grup Kalbe berdiri tahun 1966. Saat ini mempunyai tiga divisi, yakni farmasi, makanan kesehatan, serta kemasan dan distribusi.
Divisi Farmasi mencakup PT Finusol Prima; PT Bifarma Adiluhung; Innogene Kalbiotech Pte. Ltd.; dan PT Dankos Laboratories. Dankos, yang juga berstatus perusahaan publik, memiliki tiga anak usaha, yakni: PT Hexpharm Jaya Laboratories; PT Bintang Toedjoe; dan PT Saka Farma Laboratories.
Divisi Makanan Kesehatan terdiri dari PT Helios Arya Putra dan PT Sanghiang Parkasa; sedangkan Divisi Kemasan dan Distribusi terdiri dari PT Igar Jaya Tbk. (yang juga memiliki dua anak usaha: PT Avesta Pack dan PT Indogravure), dan PT Enseval Putera Megatrading.
Grup usaha ini didukung oleh sekitar 12 ribu karyawan, termasuk 2 ribu salesman dan 105 orang staf TI.
Investasi TI grup usaha ini sekitar Rp 30 miliar per tahun.
Cetak Biru TI Kalbe Hingga 2012
(1) Sistem integrasi penuh SCM.
(2) Penerapan aplikasi Business Intelligence on demand bagi semua pihak baik internal maupun eksternal.
(3) Penerapan seamless Enterprise Resource Planning (ERP) di semua anak perusahaan.
(4) Penerapan sistem CRM yang efektif.
Rencana Pengembangan
dan Proyek TI yang Sedang Dilakukan
(1) Integrasi sistem untuk lima perusahaan farmasi, yakni: PT Kalbe Farma Tbk.; PT Finusol Prima; PT Bifarma Adiluhung; Innogene Kalbiotech Pte. Ltd.; dan PT Dankos Laboratories. Diproyeksikan selesai pada 2009
(2) Masuk ke proyek integrasi sistem TI inti dengan sistem distribusi. Ditargetkan pada 2010, semua perusahaan sudah memiliki sistem TI yang terintegrasi dengan unit distribusi.
(3) Mengembangkan layanan procurement menjadi centralized procurement. Jadi pembelian akan diseragamkan, disentralisasi dalam satu tempat.
(4) Penerapan CRM korporat sehingga mampu memberikan informasi kepada masyarakat secara komprehensif, mengenai produk hingga solusi.
