Mahalnya Ketersediaan dan Kesegaran Produk

Untuk mengatasi masalah inefisiensi dalam manajemen inventorinya, Ranch Market memutuskan mengganti sistem lamanya dengan yang baru. Meski biayanya tak sedikit, hasilnya lebih dari harapan semula.

Seorang wanita berusia sekitar 30 tahun tampak sigap mengambil berbagai jenis produk yang terpajang di gondola Ranch Market Kebon Jeruk. Ivone, nama wanita itu, ditemani pembantunya yang mendorong troli. Ia hanya butuh waktu sekitar 15 menit untuk membeli beragam produk makanan, sayuran dan buah-buahan. Padahal, troli yang sebenarnya berukuran cukup besar itu hampir terisi penuh. “Saya setiap minggu rutin berbelanja ke sini. Selain karena jaraknya dekat dengan rumah, semua kebutuhan yang saya perlukan tersedia di sini,” tutur Ivone. “Kondisi produknya juga selalu bagus dan segar. Itu salah satu daya tarik yang membuat saya datang ke Ranch Market, walaupun harga produknya memang lebih mahal,” ia menambahkan.

Ketersediaan, kualitas, dan kesegaran produk memang merupakan kelebihan yang selalu digembar-gemborkan Ranch Market (RM) kepada konsumennya. “Sejak awal, kami berupaya agar barang yang dibutuhkan customer selalu ada di rak. Tentunya, dengan kondisi bagus dan segar,” ucap Nugroho Setiadharma, Presdir PT Supra Boga Lestari (SBL), perusahaan yang memiliki dan mengelola jaringan gerai RM. Ia juga membanggakan bahwa RM merupakan satu-satunya supermarket di Indonesia yang mendapatkan sertifikasi keamanan makanan Hazard Analytical Critical Control Point dan ISO 9000 sejak tiga tahun silam. Perolehan ini menjadi jaminan bahwa produk yang dijual RM aman dikonsumsi.

Dengan positioning sebagai supermarket yang menjual produk bermutu dan segar, tak heran RM menjual banyak produk – terutama daging, ikan, buah-buahan, dan sayuran – dengan masa kedaluwarsa sangat pendek. Sebagai implikasinya, penanganan produk semacam itu harus benar-benar bagus, memenuhi standar kualitas dan spesifikasi tertentu, serta memerhatikan perputaran inventorinya yang cepat. Itulah mengapa manajemen SBL merasa harus mempersenjatai RM dengan sistem teknologi informasi (TI) yang andal. “Sebenarnya, sejak awal kami sudah memiliki integrated system. Hanya saja, sistem itu tidak bisa lagi menangani operasional dengan jumlah transaksi yang semakin besar,” Nugroho menjelaskan.

Menurut Nugroho, sistem inti – dalam hal ini ERP – yang dimiliki sebelumnya, yakni Magic (vendornya dari Israel), dinilai sudah tak lagi memadai. Padahal, bisnis RM terus bertumbuh, kini mencapai ribuan transaksi per hari. Selain itu, RM harus mampu mengelola dan mengontrol lebih dari 30 ribu stock keeping unit produk yang dijual di lima gerainya. Lalu, karena menerapkan pola keanggotaan (sukarela), RM harus mengelola lebih dari 15 ribu pelanggan yang terdaftar sebagai anggotanya. Dengan demikian, terbayanglah betapa peliknya masalah pengadaan, penyimpanan dan penjualan produk yang mesti ditangani jaringan supermarket ini.

Diakui Nugroho, sebelumnya RM menghadapi masalah inefisiensi dalam manajemen inventori. Hanya saja, dalam upayanya mengejar tingkat inventori yang efisien, justru sering terjadi kekurangan stok. “Untuk menjaga perputaran inventori, cara yang sempat kami lakukan adalah mengecilkan gudangnya, sehingga tidak bisa nyetok. Tapi akibatnya barang cepat habis, sehingga ketersediaan produk tidak terkontrol,” ungkap Nugroho mengakui kenaifannya sembari tertawa.

Menyikapi persoalan tersebut, manajemen SBL memutuskan untuk melakukan penggantian dengan sistem baru. “Jadi, sistem (lama) itu sudah tidak stabil, reporting-nya juga tidak reliable, sehingga semuanya jadi salah. Kami pikir, kalau begini terus bisa kacau. Kami membutuhkan suatu sistem yang betul-betul bisa mengikuti pergerakan inventori masing-masing barang,” papar Nugroho.

Karena itu, mulai semester kedua 2006 manajemen SBL mengimplementasi solusi TI baru. Targetnya bisa go live hanya dalam waktu empat bulan (Desember 2006). Investasi yang dibenamkan untuk membangun sistem TI itu lebih dari Rp 5 miliar. Biaya ini mencakup kebutuhan untuk membeli hardware pendukung dan seluruh aplikasi yang dibutuhkan, mulai dari back office hingga front office, yang tercakup dalam tiga modul aplikasi utama. Pertama, modul aplikasi logistik yang meliputi sistem merchandising dan operasional toko. Kedua, modul keuangan dan akuntansi. Ketiga, modul manajemen SDM, yang meliputi database karyawan dan penggajian. Sistem baru itu akan dipakai oleh sekitar 60 orang pengguna.

Kendati proses implementasi bisa dilaksanakan dalam waktu cukup singkat, tidak berarti tanpa masalah. Dalam proses migrasi, masalah yang langsung ditemukan adalah proses pemindahan data. Di sini, menurut Nugroho, perlu ketelitian dan kesabaran untuk membersihkan data lama, lalu menyortirnya, sebelum di-upload ke sistem baru. “Proses ini sangat berat, karena kami mesti membersihkan, menyortir dan mengentri data. Itu melelahkan,” ujar Nugroho mengenang.

Masalah lainnya menyangkut SDM. Dalam hal ini, lanjut Nugroho, diperlukan waktu penyesuaian, sebab tampilan dan tata cara penggunaannya berbeda. Tak mengherankan, kemudian sempat terjadi resistensi karyawan, terutama dari bagian operasional dan administrasi toko. Mereka umumnya berkeberatan, sebab merasa sistem lama cukup simpel, sehingga enggan memulai yang baru yang mereka nilai hanya buang-buang waktu. “Tapi, dengan memberikan penjelasan dan melakukan pelatihan secara intensif, mereka bisa menerimanya,” kata Nugroho.

Hasilnya? Diakui Nugroho, pembenahan sistem tersebut berdampak positif terhadap kinerja RM secara keseluruhan. Sekarang, Nugroho mengklaim, informasi pergerakan produk bisa dipantau setiap hari. RM pun bisa menjaga inventori di tingkat yang paling efisien, sambil tetap menjamin ketersediaan produk di gondola. “Sekarang inventori lebih terkontrol dan barang dipastikan tersedia,” klaimnya lagi. Saat ini, sambung Nugroho, tingkat perputaran inventori di RM rata-rata 20 hari. Ditargetkan, ke depan bisa dikurangi menjadi 15-16 hari. Jadi, tiap setengah bulan bisa dilakukan rotasi barang.

Selain itu, Nugroho mengaku, sistem baru yang dikembangkan di perusahaannya mampu mengontrol penjualan, penggunaan biaya, dan penetapan strategi harga. Untuk bagian merchandising, integrasi sistem ini menjamin ketersediaan barang dan konsistensi informasi. Mereka juga lebih mudah mengontrol stok produk di masing-masing toko. Departemen ini bisa membuat rencana pengadaan yang lebih efektif berdasarkan tingkat dan pola transaksi di setiap toko. Menurut Nugroho, manfaat yang dirasakan bagian merchandising ini cukup penting, sebab mempermudah pengelolaan arus kas untuk pengadaan produk. “Sekarang kami bisa menganalisis mobilitas produk di setiap toko secara akurat, termasuk tren penjualannya. Tentunya, jika stok barang selalu ada, customer akan puas,” katanya.

Adapun untuk bagian keuangan, hasil dari pelaporan dan konsolidasi dari berbagai bagian (departemen) lainnya dapat disederhanakan. Di samping itu, laporan keuangan secara akurat dapat dilakukan dengan segera, sebab seluruh data ter-update secara online, dan seluruh modul untuk semua transasksi telah terintegrasi. Yang lebih penting, lanjut Nugroho, RM bisa meningkatkan efisiensi dalam berbagai hal hingga 30%.

Pembenahan sistem TI yang dilakukan RM tersebut mendapat acungan jempol dari pengamat TI Kristianus Yulianto. Menurutnya, RM telah melakukan sebuah terobosan bagus dalam pengelolaan bisnis ritel berbasis TI, baik dari sisi fungsionalitas maupun biaya investasi. Ia memperkirakan, dari sisi fungsionalitas akan diperoleh manfaat optimalisasi Supply Chain Management (SCM); sedangkan dari sisi biaya investasi, akan berpengaruh terhadap return on investment dan payback period. “RM pasti punya rencana pengembangan pasar yang agresif, sehingga perlu alat bantu informasi yang andal untuk mendukung SCM-nya, yang memang diperlukan ketika gerai, distribusi dan pengadaan semakin kompleks,” ujar Kris.

Kris menilai, pemanfaatan TI di RM tidak lagi hanya sebagai alat otomasi proses di suatu bagian (departemen), melainkan sudah membuat sebuah aplikasi yang terintegrasi. Ini memungkinkan adanya koordinasi antarbagian, menyederhanakan proses, serta mempermudah kontrol dan perencanaan bisnis. Kris menilai tahapan penerapan sistem di RM ini fokus pada optimalisasi internal SCM. Menurutnya, tahapan berikutnya yang bisa dilakukan RM adalah berkolaborasi dengan pihak eksternal, baik vendor maupun pelanggan. “Pilihan kolaborasinya ke pihak mana tergantung pada jenis industrinya,” kata Kris. Optimalisasi kolaborasi dengan vendor dapat dipenuhi dengan mengimplementasi Supplier Relationship Management (SRM); sedangkan optimalisasi hubungan dengan pelanggan bisa dipenuhi dengan mengimplementasi Customer Relationship Management (CRM). “Di bisnis ritel, keduanya menjadi kunci untuk memenangi persaingan bisnis,” Kris menandaskan.

Tampaknya, tahapan kolaborasi dengan vendor dan pelanggan, seperti dimaksudkan Kris, akan segera direalisasi oleh RM. Seperti dikemukakan Nugroho, ditargetkan setahun ke depan pihaknya sudah bisa mengimplementasi beberapa aplikasi tambahan untuk mengembangkan model layanan baru. “Secara bertahap kami memang akan mengimplementasi modul SRM dan CRM,” katanya.

Dijelaskan Nugroho, dengan diterapkannya SRM maka akan mempermudah hubungan dengan pihak pemasok, yang jumlahnya sekitar 500 perusahaan. Jika aplikasi itu sudah bisa terhubung dengan pemasok, informasi data bisa dilakukan melalui Internet. Dengan kata lain, para pemasok tak perlu lagi menukarkan faktur karena prosesnya bisa dilakukan secara elektronik. Pemasok jadi lebih efisien dalam mengelola proses penjualan dan pengiriman produk. “Nantinya, pemasok akan menerima banyak benefit. Misalnya, mereka bisa tahu, inventori di RM ada berapa. Kami pun tidak perlu order, karena mereka sudah tahu kapan mesti kirim,” paparnya. Adapun penambahan aplikasi CRM, tentu saja bertujuan untuk meningkatkan layanan ke konsumen. Dari sini, pihak RM bisa merancang berbagai program loyalitas pelanggan.

Terhadap semua upaya yang telah dan hendak dilakukan RM, Kris menyarankan supaya pihak RM meningkatkan kemampuan SDM-nya. Menurutnya, penerapan sebuah sistem TI yang bagus membutuhkan pengetahuan konsep, sehingga memerlukan program change management. “Jika berhasil dilakukan, TI akan menjadi daya dorong berkembangnya bisnis di RM, atau sebagai business enabler. Tapi, jika gagal dilakukan, TI di RM hanya akan menjadi alat otomasi proses, sehingga investasi TI sebesar itu jadi overkill,” Kris mengingatkan.

Organisasi: Jaringan supermarket Ranch Market: yang dimiliki dan dikelola oleh PT Supra Boga Lestari; punya lima gerai, masing-masing gerai seluas sekitar 2.000 m2; diperkuat lebih dari 500 karyawan.

Positioning Bisnis: Pebagai jaringan supermarket yang menyediakan produk bermutu dan segar.

Tantangan dan Masalah: Keharusan menyediakan barang dengan standar kualitas tertentu dengan memerhatikan masa kedaluwarsa produk yang pendek.
Sistem inti TI (ERP) yang lama tak memadai lagi untuk menangani ribuan transaksi per hari dan ragam barang yang makin banyak (sekitar 30 ribu SKU).
Ada masalah inefisiensi dalam manajemen inventori.

Solusi: Mengganti sistem TI lama dengan sistem ERP, yang lebih terintegrasi dan mutakhir, mencakup tiga modul: modul logistik, keuangan & akuntansi, dan SDM.
Investasi untuk sistem baru sekitar Rp 5 miliar dengan target waktu implementasi empat bulan.

Hasil dan Manfaat yang Dicapai: Secara umum, memudahkan kontrol terhadap inventori, tingkat penjualan, penggunaan biaya, dan penetapan strategi harga. Efisiensi dalam berbagai hal meningkat hingga 30%.
Untuk bagian merchandising, menjamin konsistensi informasi dan ketersediaan barang, yang selanjutnya memudahkan pembuatan rencana pengadaan.
Untuk bagian keuangan, mempermudah konsolidasi laporan dari semua bagian, dan laporan keuangan secara akurat dapat dibuat dengan segera, karena seluruh data dapat di-update secara online.

Rencana Berikutnya: Mengimplementasi beberapa aplikasi tambahan untuk mengembangkan model layanan baru, terutama (modul) aplikasi SRM dan CRM

Sekilas tentang Ranch Market
Ranch Market (RM) didirikan pada 1984 oleh Roger H. Chen di Westminster (Little Saigon), Kalifornia, Amerika Serikat. Pada akhir 2001, divisi supermarket mereka memiliki 21 toko layanan penuh di Kalifornia, dan satu toko di Washington. RM juga telah membuka toko berlisensi yang independen di Nevada, Hawaii, Arizona dan Indonesia.

Di Indonesia, RM dibuka pada 1997 di bawah payung PT Supra Boga Lestari (SBL). Kini, ada lima gerai RM – yang umumnya seluas 2.000 m2 – yakni empat di Jakarta dan satu di Surabaya. Jumlah karyawannya lebih dari 500 orang. Selain RM, SBL juga mengembangkan Farmers Market, yang luasnya lebih dari 4.000 m2. Saat ini, ada dua gerai Farmers Market, yakni di Serpong dan Kelapa Gading.

(SWA, No. 18\2007)