Menuju Perusahaan Rokok dengan Sistem TI Kelas Dunia

Sejak lama HM Sampoerna dikenal sebagai salah satu perusahaan nasional yang cukup IT-minded. Namun, setelah akuisisi perusahaan ini oleh Philip Morris ternyata membawa perubahan tersendiri. Apa saja kebijakan dan sistem TI baru yang diintroduksi?

Baharuddin tampak tertegun membaca pengumuman yang sebagiannya tertulis: “….. akan diadakan pelatihan penggunaan handheld bagi para salesman …..” Setelah berpikir beberapa saat, ia pun menghadap ke pemimpin dan mengutarakan niatnya: tidak akan mengikuti pelatihan itu dan memilih mengundurkan diri sebagai salesman, atau dialihfungsikan sebagai sopir saja. “Waktu itu, saya memang ragu, apakah bisa menggunakan handheld yang sangat canggih. Usia saya sudah 54 tahun, sehingga saya merasa daya ingat berkurang. Pakai handphone saja cuma bisa nelepon dan SMS,” kata salah seorang salesman Panamas Cabang Makassar ini. “Saya sempat berniat untuk berhenti jadi salesman dan memilih jadi driver saja,” tambahnya.

Itu memang cerita beberapa waktu lalu. Dan, kekhawatiran Baharuddin ternyata berlebihan. Setelah mengikuti tiga hari pelatihan dan one-on-one support, terbukti ia bisa menggunakan dan menunaikan tugasnya sebagai salesman. Bahkan, Baharuddin bisa mencapai targetnya menyambangi 55 pelanggan dalam sehari. Kemudahan justru dirasakannya. “Sebenarnya, alat itu mudah dimengerti dan digunakan. Memang untuk menggunakannya perlu kesabaran dan ketelitian. Tetapi, dengan menggunakan handheld ini bisa meringankan pekerjaan saya di lapangan,” ungkap Baharuddin dengan sumringah.

Ya, sejak awal 2007, HM Sampoerna (HMS) melengkapi sales force-nya dengan perangkat personal digital assistant (PDA) plus printer kecil yang bisa dibawa-bawa. Penggunaan handheld bagi sekitar 1.500 salesman HMS itu dikemas dalam sebuah program yang disebut International Sales & Merchandising System (iSMS). Tujuannya untuk mengotomasi penjualan, sehingga para penjual tidak perlu lagi membuat laporan secara manual. Bahkan, invoice pun bisa dicetak real time.

Adakah masalah dalam praktik penjualan HMS selama ini, sehingga perlu dibuatkan sistem baru? Entahlah. Yang jelas, seperti diakui Angky Camaro, sistem ini adalah salah satu fasilitas yang diintroduksi Philip Morris (PM) setelah pada Maret 2005 resmi menguasai HMS. Namun tentunya, “perubahan” yang lebih besar lagi pada sistem TI di tubuh HMS pasca-akuisisi ini adalah terintegrasinya dengan sistem TI PM dan jaringannya di seluruh dunia. “Ya, tentu saja sistemnya harus menyatu. Contohnya, sekarang portal intranet Philip Morris dengan Sampoerna sudah menyatu,” Angky menegaskan. “Nantinya, diproyeksikan teknologi di HMS ini bisa diintegrasikan dengan Philip Morris worldwide. Arahnya akan ke sana,” kata Aryani Tjokroprayogo, Head Pengembangan Teknologi Informasi HMS, menambahkan.

Sebenarnya, Angky mengklaim, sebelum masuknya PM pun sistem TI di HMS sudah cukup maju. “Perusahaan ini sudah sejak 1990-an paperless. Segala sesuatunya serba elektronik,” katanya.

Pembangunan fondasi sistem TI di HMS sebenarnya dimulai tahun 1992; sedangkan peralihan dari pola local area network (LAN) ke wide area network (WAN) baru dilakukan pada 1995. Setelah itu, aplikasi bisnis korporat menjadi fokus perhatian berikutnya. Setelah melalui proses screening, manajemen memutuskan untuk menggunakan aplikasi ERP dari Oracle (yang masih dipakai hingga sekarang). “Sampoerna memang memakai Oracle, sedangkan Philip Morris di seluruh dunia memakai SAP. Ke depan, tentunya mesti sama. Saat ini, untuk mengintegrasikan sistemnya, ya dibuatkan interface,” ungkap Angky, yang kelihatan cukup familier dengan sistem ERP yang dipakai di kantornya.

Menurut Sugiharto Hartono, Direktur Penjualan, Perencanaan, Sistem & Pengembangan PT Panamas, penggunaan ERP dari Oracle itu mencakup hampir semua proses bisnis penting – mulai dari akuntansi dan keuangan, manufaktur, hingga pengadaan barang dan manajemen barang jadi. ERP Oracle juga digunakan di anak usaha HMS, yakni: PT Panamas (perusahaan penjualan dan distribusi HMS); dan PT Handal Logistik Nusantara (perusahaan logistik dan pergudangan). “Unit-unit bisnis dalam naungan Sampoerna juga menggunakan aplikasi yang dikembangkan sendiri untuk melengkapi solusi ERP. Khususnya untuk proses penjualan dan piutang dagang,” ungkap Sugiharto.

Bukti sudah modernnya sistem TI di HMS juga terlihat pada sistem rantai pasokan (supply chain management). Tengok saja, puluhan ribu petani tembakau HMS semuanya sudah dikelola dengan bantuan TI, yakni sistem berbasis bar code. Di bar code itu tercatat nama petani, luas petaknya, jenis tembakau dan varietasnya, dan sebagainya. Jadi, ketika panen, tembakau (yang dibungkus) sudah bisa dikirim dengan bar code. Dengan begitu, di tempat penampungan – yakni di Lombok dan Madura – hasil panen tadi sudah bisa langsung dipindai (scan), sehingga tidak perlu ada petugas yang mencatat lagi. Sistem barcoding telah diterapkan pula dalam kegiatan pembelian material dan proses di gudang.

Menurut Angky, sistem barcoding digunakan karena grade daun tembakau yang dihasilkan para petani berbeda-beda. Saat ini, HMS mengonsumsi 60-70 ribu ton tembakau kering per tahun. Sayangnya, Angky mengaku tidak ingat luas lahan total yang dipakai oleh para petani tembakau yang memasok panennya buat HMS. Sebagai gambaran, per hektare kebun tembakau bisa berproduksi 15-20 ton. Sesuai dengan prosesnya, daun tembakau yang dipanen akan disimpan di gudang selama 18-24 bulan supaya mengalami proses fermentasi alami.

Teknologi canggih pun sudah digunakan HMS di pabrik-pabriknya. Mulai dari kegiatan operasional pabrik, mesin blending hingga pengujian rokok, sudah menggunakan sistem robotika. Dengan begitu, proses analisisnya tidak lagi menggunakan rasa, melainkan memakai data, sehingga kualitas produknya bisa sama. “Kalau pakai rasa dan penciuman manusia, kualitasnya tidak akan sama. Selain itu, jumlahnya banyak. Bayangkan saja, untuk satu adukan jumlahnya mencapai 15 ton. Tidak mungkin (dikerjakan) oleh manusia,” papar Angky. “Jadi, di Sampoerna itu, dari hulu ke hilir sudah serba elektronik,” imbuhnya.

Dengan bekal sistem yang cukup canggih, menurut Sugiharto, ketika PM masuk sebenarnya tidak terjadi “revolusi” pada aspek TI di HMS. Ia lebih senang menyebut perubahan yang dibawa PM sebagai pengembangan dan penambahan saja. “Tujuan utama kami adalah mendapatkan kekuatan sinergi antara Sampoerna dan Philip Morris. Kami mempertahankan apa yang sudah berjalan dengan baik, dan mengambil keuntungan dari apa yang sudah dimiliki oleh Philip Morris untuk meningkatkan keadaan,” ia menuturkan.

Namun Sugiharto mengakui, setelah masuknya PM memang ada beberapa perubahan di bidang TI. Antara lain, pengembangan jaringan infrastruktur dengan menambah koneksi ke kantor cabang penjualan dan pergudangan yang belum terhubung, yang jumlahnya sekitar 30 kantor. Perubahan lain adalah penerapan metodologi proyek untuk semua proyek TI di HMS. Ia mengakui, pendekatan metodologi proyek ini merupakan kekuatan PM. Ada lagi? “Proses standardisasi dengan solusi aplikasi yang dimiliki oleh Philip Morris juga sedang berlangsung. Kami melihat bahwa proses ini akan terus berlangsung dalam dua-tiga tahun ke depan,” ujarnya.

Ternyata, menurut Aryani, masih ada lagi. Semenjak PM masuk ke HMS, sistem komunikasi memanfaatkan teknologi IP Telephony. Dengan begitu, sekarang satu lini telepon bisa digunakan untuk menelepon dan transfer data. Karena itu, komunikasi ke daerah pun sama seperti menelepon dalam satu kantor, cukup hanya memakai nomor ekstensi. Hal lainnya yang diungkap Aryani, sistem jaringan juga diperbaiki, sehingga ditargetkan dalam dua tahun ke depan sistem networking ini sudah bisa disatukan. Selain itu, lanjut Aryani, sudah ada pemisahan tugas yang lebih jelas: penggunaan software semuanya harus yang berlisensi; dan beberapa aplikasi global (di lingkungan PM) mulai diperkenalkan. “Itu menunjukkan, arah kami akan mengglobal. Untuk perencanaan ke depan, misalnya, sekarang semua laporan dikirim ke regional untuk dikonsolidasi,” papar Aryani.

Contoh paling konkret adalah diimplementasikannya solusi penjualan yang terintegrasi (iSMS) mulai April 2007. Sistem iSMS ini memang sudah dijadikan salah satu standar software PM. Di Asia, iSMS baru diimplementasi di Indonesia. Adapun secara global, HMS merupakan perwakilan PM keempat di dunia yang sudah memakainya, setelah Turki, Meksiko dan Spanyol. Di Indonesia sendiri, iSMS baru mencakup Denpasar, Makassar, Padang, Palu, Papua, dan beberapa daerah terpencil lainnya.

Melalui iSMS, para salesman dibekali handheld serupa PDA dan printer portabel mini. Jadi, ketika mereka datang ke sebuah toko ritel, mereka bisa langsung mengetikkan datanya di PDA. Setelah itu langsung mencetak invoice sendiri dengan printer portabel yang terkoneksi dengan teknologi bluetooth. “Kadang-kadang orang warung sampai kaget, karena dari perut si salesman bisa keluar kertas sendiri,” kata Angky sambil tertawa.

Harga handheld bermerek Intermac yang dibawa para salesman itu per unitnya di atas US$ 1.000. Total investasi yang dikeluarkan untuk membeli handheld mencapai US$ 10 juta. Pengembangan iSMS ini dilakukan oleh tim IT Support Group yang berada di kantor pusat PM, dibantu oleh Eksim (vendor aplikasi handheld) dari Turki dan IBM India. Menurut Sugiharto, sebenarnya sejak 2003 HMS telah mencoba menerapkan cara serupa, dengan memanfaatkan aplikasi CTM Pro (yang dikembangkan sendiri). Ketika itu, para salesman di Surabaya sempat menenteng handheld merek Symbol. “Tapi dengan masuknya Philip Morris, ya diputuskan untuk memakai integrated software itu, supaya sama di seluruh dunia,” ucapnya.

Tujuan lebih jauh penerapan iSMS, menurut Angky, antara lain untuk efisiensi. Saat ini, yang sudah dirasakan ada penghematan waktu kerja salesman hingga tiga jam. Pasalnya, sebelumnya mereka harus mengisi data secara manual ke komputer di kantor setelah berkeliling ke berbagai toko/warung, sedangkan sekarang tinggal disinkronisasi saja. Angky juga menyebutkan, iSMS bisa dipakai sebagai fasilitas pengumpul data yang menawarkan kecepatan dan validitas data. Lebih dari itu, iSMS berfungsi mengintegrasikan data ke semua aplikasi yang ada. Termasuk ke sistem ERP, forecasting, aplikasi Orafin (Oracle Financial), dan sebagainya. “iSMS ini tidak hanya untuk melacak di level ritel dan sales, tapi juga bisa melacak data dengan cepat dan akurat. Bahkan, iSMS bukan hanya untuk keperluan tracking data yang aktual, tapi juga untuk forecasting,” imbuh Sugiharto.

Khusus untuk forecasting, menurut Sugiharto, pihaknya memakai metode Arima Forecasting dan Expressial Forecasting. Metode tersebut sudah digunakan sejak 10 tahun terakhir. Diklaimnya, dengan metode itu, pada awalnya tingkat mis (tidak tepat) bisa mencapai 20%, tapi sekarang di bawah 5%. “Bahkan, untuk major brand salah terkanya bisa 2%-3%,” katanya bangga.

Angky menegaskan, prinsipnya, pengembangan TI di HMS bukan untuk gagah-gagahan, melainkan untuk menopang kinerja perusahaan. Ia menyebutkan, strategi TI HMS lebih pada mengonsolidasikan sistem aplikasi yang ada, dan memberi respons pada permintaan bisnis yang baru. Misalnya, melakukan stardardisasi proses bisnis dengan mengimplementasi solusi ERP yang sama yang digunakan oleh HMS kepada semua unit bisnis. Diakuinya, proses konsolidasi dan integrasi aplikasi yang berlangsung terus – bersamaan dengan implementasi bisnis sistem yang baru – memungkinkan mereka dapat memonitor indikator kinerja penting (Key Performance Indicator) dengan lebih baik. Misalnya, masalah efisiensi pada operasional back office di Panamas. Nah, sistem TI itu antara lain mampu mengurangi level overtime, di samping salesman dan staf administrasi dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. “Sekarang kami juga dapat melihat kinerja penjualan dan pergerakan inventori secara tepat waktu. Dan, kami dapat meningkatkan servis ke pelanggan,” tambah Sugiharto.

Untuk membangun dan membenahi sistem TI HMS, Angky menyebutkan, manajemen telah mengalokasikan dana sebesar US$ 5 juta setiap tahun. Pembangunannya pun bukan hanya dilakukan oleh tim TI internal dan regional, tapi dibantu oleh banyak vendor, baik dari luar negeri maupun lokal, seperti IBM, Sigma dan Mitrais. “Pengembangan TI itu dimaksudkan supaya proses bisnis lebih efektif, akurat dan cepat,” kata Aryani. “Juga, agar bisa terintegrasi dengan sistem Philip Morris secara worldwide,” tambahnya.

Masuknya pengaruh PM ke tubuh HMS, dalam pandangan Kristianus Yulianto, pengamat TI dari sebuah perusahaan konsultan TI, bisa memberikan benefit penting bagi HMS, yakni adopsi tool atau teknologi baru dari PM yang sudah teruji keandalannya. Maksudnya, selama ini infrastruktur TI dan teknologi PM sudah sangat terkenal dan menjadi best practice di industri rokok. Dalam praktik di lapangan, teknologi itu akan berpengaruh pada semua level di HMS. Untuk level atas akan berguna dalam analisis dan pengambilan keputusan; dan bagi level menengah berfungsi dalam pengontrolan dan analisis operasional; sedangkan di level bawah bisa menyederhanakan proses. “Ujung-ujungnya, akan meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Selain itu, secara otomatis akan terbangun kultur baru yang lebih positif, dan mendukung kinerja perusahaan,” Kris menuturkan.

Lantas, bagaimana agar masa transisi dari eksistensi sistem HMS menuju ke sistem baru yang dipakai PM – bila memang arahnya seperti itu – bisa berjalan mulus? Kris menyarankan, pada masa transisi sistem seperti sekarang ini (selama belum dilakukannya pergantian sistem), sebaiknya dibangun solusi interim sementara. Maksudnya, pihak HMS dan PM melakukan utilisasi standar aplikasi yang ada secara maksimal dengan pengayaan (enhancement) sistem. Dengan kata lain, ketimbang membeli aplikasi khusus, Kris menyarankan lebih baik mengembangkan aplikasi baru tapi tetap berbasis Oracle. “Kalau membeli aplikasi baru justru akan lebih memperburuk, karena bisa menciptakan semacam ‘island’ (pulau-pulau) baru,” ujar Kris. “Membangun aplikasi baru yang tetap berbasis Oracle (di masa transisi ini) merupakan cara paling tepat dan murah,” tambahnya.

Beberapa Kebijakan TI untuk HMS
Setelah Masuknya Philip Morris:

(1) Konsolidasi sistem aplikasi yang ada (existing application).
(2) Standardisasi dengan solusi aplikasi yang dipakai oleh Philip Morris.
(3) Penerapan metodologi proyek pada setiap proyek TI.
(4) Pengenalan sistem dan infrastruktur baru, seperti: iSMS, IP Telephony,
dan sebagainya.
(5) Integrasi sistem dan jaringan HMS dengan sistem dan jaringan Philip
Morris.
(6) Pengiriman laporan ke kantor regional untuk kebutuhan konsolidasi
data.
(7) Dalam beberapa tahun ke depan direncanakan penggantian sistem inti
(ERP) di HMS dari Oracle ke SAP, yang memang digunakan oleh Philip
Morris.

Fakta dan Data

HM Sampoerna:
PT Hanjaya Mandala Sampoerna didirikan tahun 1913 oleh Liem Seng Tee, produk pertamanya rokok keretek merek Dji Sam Soe. Produk unggulan lainnya: A Mild, dan Sampoerna A Hijau.

Memiliki lima pabrik rokok yang beroperasi di Jawa Timur. Pabrik utamanya berlokasi di Pandaan. Empat pabrik lainnya berada di Surabaya dan Malang. Saat ini memiliki sekitar 30 ribu karyawan. Pada 2004, mampu memproduksi 42,59 miliar batang atau menguasai 19,9% pangsa pasar. Perusahaan ini memiliki omset Rp 9 triliun. Pada Mei 2005, Philip Morris mengakuisisi 98% saham PT HM Sampoerna, dengan nilai transaksi hampir Rp 19 triliun.

Philip Morris:
Philip Morris International Inc. adalah perusahaan tembakau internasional, merupakan bagian dari Altria Group Inc., yang berkantor pusat di Lausanne, Swiss. Memiliki lebih dari 60 pabrik dan jaringan bisnis di 160 negara. Didukung oleh lebih dari 80 ribu karyawan. Produk unggulannya: Marlboro, L&M, Virginia Slims, Basic dan Parliament. Saat ini menguasai 14,5% pangsa pasar rokok internasional.

Tahun 1981-2005, volume produksi rokoknya bertumbuh dari 249 miliar batang menjadi 805 miliar batang. Pada 2004, pendapatan bersih yang dibukukan sebesar US$ 39,5 miliar; pendapatan operasional perusahaan US$ 6,6 miliar.

Diolah dari berbagai sumber oleh AMBS.

(SWA, No. 18\2007)