Guna mengefisienkan proses bisnis sekaligus mempermudah kegiatan operasional karyawannya, beberapa perusahaan – seperti Citibank dan Vico Indonesia – mengembangkan portal korporat. Manfaat apa yang mereka petik?
Setelah menerima telepon dan membuat janji bertemu, Illiana Wijanarko membuka laptopnya. Ia pun langsung log in ke portal intranet perusahaannya. “Dear Admin, Rabu 25 Juli pukul 10.00-11.00, saya mau ketemu klien dan presentasi. So, saya mau pinjam ruang meeting dan LCD proyektor. Thanks,” begitu kalimat yang diketiknya di fasilitas intranet tadi.
Tak lama menunggu, Illiana bisa memastikan bahwa fasilitas yang di-booking-nya itu (ruang meeting dan proyektor) tersedia. Juga, tidak ada yang memakainya pada hari dan jam yang telah dipesannya. Memang, bila fasilitas kantor itu sudah dipesan orang, sistem akan merespons otomatis dengan memberitahukan bahwa assets not available. “Melalui e-Workplace segalanya serba praktis dan efisien. Kami tidak perlu isi form untuk booking aset, cukup kirim e-mail saja. Ini sangat membantu dan memudahkan pekerjaan,” ujar karyawan Citibank Jakarta ini bersemangat.
Untuk perusahaan sebesar Citibank yang memiliki 1.300 karyawan yang tersebar di 12 kantor cabang di lima kota besar, keberadaan e-Workplace tampaknya memang sangat membantu. Pasalnya, melalui fasilitas intranet ini semua kebutuhan karyawan yang berkaitan dengan pekerjaan bisa terpenuhi. Mulai dari kebutuhan alat tulis kantor (ATK) hingga pelatihan, semua bisa diurus lewat fasilitas berbasis Web itu.
Di Citigroup – badan usaha yang memayungi Citibank – pemanfaatan teknologi informasi (TI) memang bukan lagi pilihan, melainkan sudah dianggap sebagai keharusan. Selain itu, di perusahaan ini posisi TI dan bisnis dipandang setara dan saling tergantung. Terutama, sejak Citigroup membuat cetak biru kebijakan TI yang disebut Citigroup IT Management Policy 6 tahun silam. Di antaranya TI dimanfaatkan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi pekerjaan operasional. Salah satunya, dengan mengembangkan e-Workplace, yakni portal internal untuk menunjang kegiatan operasional karyawan Citigroup.
Menurut Yungki Prabowo, Asisten VP Pasar Teknologi & Perbankan Citibank N.A. Indonesia, pengembangan e-Workplace memang ditujukan untuk mempermudah proses kerja operasional para karyawan. “Ini menunjukkan bahwa Citibank sangat care akan proses yang ada di internal, karena untuk membangun (fasilitas) ini butuh waktu yang lama. Jadi, manajemen tidak semata-mata menekankan bagaimana mencari revenue, tapi juga berupaya memfasilitasi karyawannya dengan berbagai kemudahan,” Yungki memaparkan.
e-Workplace mulai diperkenalkan pada 2001. Sebelumnya Citibank telah menggunakan aplikasi Electronic Banking Management (EBM). Namun, karena dipandang sudah tidak sesuai dengan perkembangan kebutuhan karyawan, EBM tidak dipakai lagi.
Di lingkungan Citigroup global, e-Workplace ini merupakan fasiltas standar. Yungki menerangkan, e-Workplace sudah menyediakan template, sehingga tidak perlu pengembangan khusus untuk dipakai di Indonesia. Semuanya sudah dikerjakan oleh tim regional, termasuk untuk dukungan fasilitas server dan software-nya. “Di Indonesia tugasnya lebih pada me-maintain konten,” ujarnya.
Dalam e-Workplace disediakan banyak aplikasi, yang semuanya berbasis Web. Namun, secara keseluruhan bisa dibagi dalam tiga kategori. Pertama, Business Support & Applications, mencakup berbagai aplikasi yang berkaitan dengan kegiatan operasional bisnis, seperti Corporate Investment Banking; Camerop (aplikasi untuk memproses transaksi jika sistem utama mengalami down); Citivision; EERS (untuk access review), Entrepreneur Review, Update Plan, dan fasilitas layanan teknologi yang disebut Virtual Tech.
Kedua, Public Folder, yang mencakup berbagai aplikasi yang berkaitan dengan layanan buat karyawan. Dengan fasilitas ini, setiap karyawan Citigroup – tentunya yang memiliki akses ke komputer – bisa memesan (booking) mobil, ruang rapat, ATK, atau apa saja untuk menunjang pekerjaan mereka.
Ketiga, Employee Portal, yang berisi pelbagai hal yang terkait dengan kepersonaliaan, mulai biodata, riwayat pekerjaan, job description, hingga riwayat pelatihan. Jenis aplikasi yang ada di dalamnya, antara lain: Learning Management, Talent Management, Time Attendance, dan Online Training.
Singkatnya, lanjut Yungki, e-Workplace ini merupakan portal besar yang membantu karyawan. “Ini pintu untuk memasuki Citibank, karena seluruh informasi yang dicari dan diperlukan karyawan ada di sana. Ada banyak link yang bisa dimasuki untuk mendapatkan informasi,” ujar pria yang pernah berkarier di ABN Amro ini. “Melalui portal ini memudahkan kami mau apa saja, karena ada semua. Response time-nya juga cepat,” Illiana menambahkan.
Yungki menilai, e-Workplace telah memberi manfaat besar, baik buat karyawan maupun manajemen. Terutama dalam hal kecepatan proses dan efisiensi. Yungki memperkirakan melalui e-Workplace terjadi percepatan proses dan efisiensi hingga 70%. Pasalnya, banyak hal bisa dilakukan lewat fasilitas intranet ini. Di sisi lain, manajemen bisa mempraktikkan keterbukaan, karena di sana juga dipublikasikan hal-hal seperti laporan keuangan, kinerja perusahaan, ataupun berita perusahaan. “Saya kira, di bank-bank lain, termasuk bank asing, belum ada (intranet) yang selengkap di Citibank,” kata Yungki mengklaim.
Citibank memang tergolong perusahaan yang peduli TI. Perhatikan saja, alokasi anggaran TI-nya mencapai 15% dari total anggaran perusahaan. Tak heran, di Indonesia bank ini dikenal sebagai salah satu bank yang cukup inovatif dalam pemanfaatan TI-nya, termasuk pada produk perbankan yang ditawarkannya. Sebagai contoh, bank inilah yang pertama menerapkan aplikasi (permohonan) kartu kredit secara online. Saat ini, Citibank memakai 86 jenis aplikasi komputer. Jumlah komputer (PC) di perusahaan ini melebihi jumlah karyawan (1,2 : 1). Sekitar 70% karyawan memiliki e-mail account, dan seluruh peranti lunak yang dipakai berlisensi.
Toh, secara umum investasi TI-nya berbuah manis. Antara lain bisa dilihat dari pertumbuhan rata-rata nasabah online-nya yang mencapai 35% per tahun, dan pertumbuhan transaksi rata-rata mencapai 30% per tahun. Selain itu, bisnis perbankan korporat dan investment banking-nya diklaim meningkat lebih dari 12%, dengan penurunan biaya proses 12%.
Perusahaan lain di luar perbankan yang diketahui SWA juga punya portal intranet berbasis Web cukup baik adalah PT Vico Indonesia. Portal korporat yang dikembangkan perusahaan pertambangan ini disebut Vico Portal. Menurut Hufadil As’ari, Manajer Teknologi Informasi dan Komunikasi PT Vico Indonesia, portal berbasis Web yang mengintegrasikan antarbagian itu mulai dikembangkan pada 2003. Alasan pengembangannya adalah kebutuhan terhadap sistem yang dapat membantu mempercepat proses pekerjaan, dan bisa memudahkan memonitor setiap alur kerja di perusahaan ini.
Buat sekitar 4 ribu karyawannya (termasuk tenaga kontrak), Vico Portal bisa mempermudah akses ke seluruh informasi dan aplikasi yang disediakan melalui satu pintu. Informasi yang bisa diperoleh melalui portal ini, antara lain: tingkat produksi perusahaan, kesehatan dan keselamatan kerja (health & safety environment/HSE), berita perusahaan dan informasi lain yang perlu diketahui oleh seluruh karyawan.
Secara umum, aplikasi yang terdapat di Vico Portal terbagi dalam dua bagian, yakni: aplikasi yang berhubungan dengan proses bisnis; dan aplikasi yang berhubungan dengan urusan pekerjaan karyawan.
Aplikasi yang berhubungan dengan proses bisnis mencakup, antara lain: aplikasi bisnis (Maximo, untuk pengadaan, akuisisi dan pemeliharaan, Oracle Financial, CATS, Remedy, Inventory); aplikasi produksi (PARM, Performance Dashboard, Telemetry, Geologi, Geofisika dan Teknik Perminyakan); Knowledge Management; fitur Berita dan Informasi (isinya yakni: inspirasi, tingkat dan statistik produksi, status HSE, organisasi, pengumuman); dan e-Files (laporan mengenai sumur pengeboran, kondisi finansial, komersial dan legal, work-over Management Information System, dan presentasi).
Adapun aplikasi yang berhubungan dengan pekerjaan dan karyawan, disebut Business to Employee (B2E), mencakup: e-leave; e-travel; Individual Performance Objective; Annual Training Plan; e-timesheet; e-extradays; dan e-request. “Pokoknya, semua kebutuhan kerja tersedia di portal ini,” ujar Hufadil. “Portal ini juga telah dilengkapi dengan workflow, sehingga proses kerja dapat berjalan secara otomatis dan cepat,” tambahnya.
Diklaim Hufadil, dengan investasi sekitar US$ 500 ribu, proses pengembangan Vico Portal tidak memakan waktu lama. Tim ICT Vico hanya membutuhkan waktu tak lebih dari empat bulan. Namun, untuk pengintegrasian, upgrade dan pengembangan aplikasi dibutuhkan waktu hingga dua tahun. Tak mengherankan, sistem ini baru mulai diujicobakan awal 2005, dan baru benar-benar dianggap final pada kuartal kedua 2005.
Toh, Hufadil menilai, banyak sekali manfaat yang diperoleh dari pemanfaatan portal ini. Selain informasi dari sistem mudah diperoleh dan hasilnya akurat, juga tercipta efisiensi kerja. Ia menyebutkan, pekerjaan administratif dan penggunaan kertas dapat berkurang hingga 70%. Pasalnya, sistem sudah bisa menggantikan proses kerja manual, serta penggunaan kertas digantikan proses workflow otomatis dan notifikasi e-mail. Pengiriman dokumen pun cukup melalui e-mail ataupun fasilitas online lainnya. “Secara kualitatif tentunya meningkatkan kinerja karyawan, sedangkan kuantitatif dalam wujud adanya cost saving yang secara tidak langsung terjadi, seperti mengurangi kerja lembur,” ujar Hufadil.
Perbandingan Penggunaan Portal Intranet
di Citibank dan Vico Indonesia
Citibank Indonesia
= Mulai hadir di Indonesia pada 1968.
= Jumlah karyawan sekitar 1.300 orang, tersebar di 12 kantor cabang di lima kota besar; jumlah PC lebih dari 2 ribu unit.
= Anggaran belanja TI per tahun 15% dari total anggaran perusahaan.
= Mulai mengembangkan portal korporat (e-Workplace) pada 2001. Sebelumnya, menggunakan aplikasi Electronic Banking Management.
= e-Workplace dikerjakan oleh tim regional. Tim di Indonesia tugasnya lebih pada upaya memelihara konten.
= Manfaat portal: mempercepat proses kerja. Efisiensi kerja meningkat hingga 70%
= Berdiri sejak 1968, dikenal dengan nama Huffco.
= Jumlah karyawan lebih dari 4 ribu orang (termasuk kontraktor); staf TI 107 orang; dan PC 1.300 unit.
= Anggaran belanja TI US$ 5-6 juta per tahun.
Vico Indonesia
= Mulai mengembangkan portal korporat (Vico Portal) pada 2003, dengan investasi sekitar US$ 500 ribu.
= Vico Portal dikembangkan oleh tim TI internal, serta beberapa tenaga konsultan untuk kebutuhan upgrade dan migrasi aplikasi.
= Manfaat portal: efisiensi kerja. Pekerjaan administratif dan penggunaan kertas dapat dikurangi hingga 70%.
Sumber: Disarikan dari hasil wawancara (AMBS).
