Strategi TI yang baik membuat BCA bisa memiliki infrastruktur TI yang adaptif dengan kebutuhan dan perkembangan bisnisnya. Bagaimana proses mencapainya?
Melihat BCA sekarang seperti menyaksikan gajah bisnis keuangan yang tak bosan menari. Meski bisnis dan bobot (aset)-nya terus berkembang, kelincahannya tak jua berkurang, dan mampu tetap adaptif terhadap perkembangan bisnis consumer banking yang dimasukinya. Seolah-olah ingin menyuarakan pesan bahwa big is beautiful too, asalkan mesin dan sistem bisnisnya mampu mendukung perkembangan bisnisnya. Dari waktu ke waktu bank ini secara konsisten meluncurkan produk/jasa perbankan terbaru. Salah satu produk terbaru yang diperkenalkannya adalah sistem pembayaran untuk transaksi kecil menggunakan kartu elektronik yang disebut Flazz BCA.
Terlalu dini memang memastikan apakah Flazz BCA bakal sukses. Namun, sekarang tak ada yang bisa menyangkal bahwa bank ini sukses dengan jaringan ATM-nya yang multifungsi, Internet banking-nya yang aman (berkat penggunaan token) dan dipakai cukup banyak nasabah, serta mobile banking-nya yang menawarkan fleksibilitas. Menyimak produk-produk itu gampang terlihat bahwa teknologi memainkan peranan penting. “Arsitektur TI-nya memang sudah dibuat sedemikian rupa, sehingga kalau mau menciptakan delivery channel yang baru, itu mudah,” kata Hermawan Tendean, Chief Manager TI BCA. “Tapi, sistem TI BCA bisa seperti sekarang tidak tercipta sekaligus. Itu melalui proses yang panjang. Ibaratnya, ada uang sekolahnya,” ia menambahkan.
Lulusan bidang TI dari San Francisco University ini menjelaskan bahwa perombakan besar-besaran (overhaul) sistem TI BCA mulai dilakukan pada paruh awal 1990-an. Sistem core banking mulai dibangun dengan menggunakan software Marshal & Illsley Bank dari Amerika Serikat. Dengan begitu, bagian back office BCA sudah bisa terintegrasi. Misalnya, sistem produk (tabungan) Tahapan atau giro sudah terintegrasi ke pembukuannya (modul general ledger/GL). Karena itu, begitu terjadi transaksi, tidak harus di-posting lagi ke modul GL, karena sistem akan melakukannya secara otomatis.
Bersamaan dengan pembangunan back office, konsep sentralisasi sistem komunikasi – memanfaatkan fasilitas very small aperture terminal (VSAT) dari provider satu grup, yakni Rintis – juga mulai dijalankan. Sistem di kantor-kantor cabang pun distandardisasi. Menurut eksekutif yang bergabung dengan BCA sejak 1987 itu, kala itu investasi yang dibenamkan untuk membangun sistem tersebut mencapai US$ 6-7 juta.
Perbaikan selanjutnya dilakukan manajemen BCA pada awal 2000-an. Ketika itu sistem TI BCA diperbarui dengan memperkenalkan konsep Three Tiers (3-tiers), yang mencakup: back-end (back office), middleware, dan front-end (front office). “Kami mengadopsi 3-tiers setelah melihat pengalaman bank-bank lain di luar. Kami melakukan benchmarking, terutama ke Citibank dan DBS Bank di Singapura. Lalu, dipelajari untung-ruginya. Jadi basic-nya dari situ ketika berbicara arsitektur TI BCA,” Hermawan mengungkapkan.
Dalam arsitektur TI BCA, sistem back-end dijalankan pada mesin mainframe sebagai platform teknologi perbankan yang disebut Integrated Banking System (IBS). Fungsi IBS hanya untuk mencatat saldo nasabah atau mencatat transaksi; sedangkan sistem front-end lebih difokuskan sebagai second layer. Sistem front-end di kantor cabang menggunakan PC yang dihubungkan dengan jaringan LAN. Sementara untuk ke nasabah terdiri dari beberapa delivery channel, yakni ATM, Internet banking dan mobile banking. Nah, menurut Hermwan, lantaran teknik programming dan messaging antara sistem back-end dan front-end ini berbeda, maka dijembatani dengan aplikasi middleware. Dalam operasionalnya, IBS bersama dengan sejumlah sistem aplikasi yang berorientasi tugas operasional lainnya secara terpadu membentuk platform layanan untuk menangani 3,5-4 juta transaksi per hari sepanjang tahun.
Sistem back-end tersimpan di data centre BCA. Terkait dengan data centre, BCA hingga kini masih mengembangkan sistem dua data centre yang saling mem-back up. Tujuannya, jika ada masalah di salah satu data centre, yang satunya akan mem-back up dan mengambil alih tugas. Tentu saja, biaya pengembangan data centre berganda yang masif ini relatif amat besar, yang disebut Hermawan, mencapai US$ 60 juta.
Berbeda dari kebanyakan bank lain, BCA memisahkan antara data centre dengan disaster recovery centre (DRC)-nya. Sistem DRC telah dimiliki BCA sejak 1989. Sejak 2002, sistem DRC ini ditempatkan di Singapura dan dipercayakan pada IBM untuk mengelolanya.
Untuk membangun arsitektur sesuai dengan konsep 3-tiers, Tim TI BCA pun dibentuk dan dibagi dalam tiga kelompok, yang saling terintegrasi meski fungsi kerjanya berbeda-beda. Pertama adalah Grup Aplikasi, yang fungsi utamanya membangun atau membuat program aplikasi (software). Misalnya, untuk produk Tahapan, Grup Aplikasi inilah yang merancangnya. Mulai dari pembuatan program untuk nomor rekening; inquiry saldo; perhitungan undian; bunga; biaya administrasi; hingga program pencetakan pada buku tabungan. Mengingat begitu banyaknya jenis aplikasi, maka grup ini dibagi lagi menjadi tiga subgrup. Subgrup Aplikasi Pertama lebih fokus menggarap aplikasi untuk produk pendanaan, seperti Tahapan, Tapres, giro dan deposito. Subgrup Aplikasi Kedua berkonsentrasi mengembangkan aplikasi kredit, mulai dari kredit ritel, korporat, atau kartu kredit. Sementara Subgrup Aplikasi Ketiga bertugas khusus menyiapkan aplikasi sesuai dengan kebutuhan internal BCA seperti aplikasi inventori dan SDM. Boleh dibilang Grup Aplikasi ini merupakan kelompok besar karena diperkuat sekitar 100 orang staf.
Kelompok kedua adalah Grup Sistem, Network dan Operasional (SNO). Grup ini terdiri dari sekitar 60 orang. “Grup SNO inilah yang menentukan hal-hal seperti back-end-nya akan menggunakan mesin apa, middleware-nya pakai sistem apa, hardware yang dipilih apa, dan sebagainya,” Hermawan menerangkan.
Staf operasional bertugas menjalankan program yang telah dibuat dan ditentukan Grup Aplikasi, seperti menghitung bunga komponen biaya administrasi. Selain itu, tim operasional bertugas memonitor sistem supaya tetap berjalan. “Jika terjadi problem, mereka harus tahu dan mesti kontak ke siapa,” tukas Hermawan.
Adapun staf network punya tugas pokok mengelola sistem jaringan. Termasuk, misalnya, menentukan jenis jaringan yang cocok untuk suatu kantor cabang. Biasanya, penentuan jenis jaringan ini tergantung pada volume transaksi dan besar aset kantor cabang. Untuk sistem jaringan cabang-cabang yang besar umumnya menggunakan fiber optik, jaringan multiprotocol label switching (MPLS), dan wireless wide area network (WAN). Menurut Hermawan, sebenarnya penggunaan sistem jaringan yang berbeda-beda itu baru dilakukan dalam 2-3 tahun terakhir. Ini sejalan dengan perkembangan BCA, dari segi jumlah nasabah, transaksi cabang, dan sebagainya. Adapun jaringan VSAT sendiri masih tetap digunakan sebagai back up. Untuk jaringan serat optik, BCA menggunakan fasilitas milik Indosat; serta jaringan MPLS dari Telkom dan icon+ (anak usaha PLN). Sementara wireless WAN memanfaatkan fasilitas dari Angkasa, yang hanya digunakan pada 30-40 cabang yang mayoritas berada di Jakarta. “Kami tidak mau tergantung pada satu vendor. Tujuannya, jika terjadi masalah, implikasinya tidak mengena ke semua cabang. Oleh karenanya kami memiliki beberapa vendor,” Hermawan memberi alasan.
Adapun kelompok ketiga dalam Tim TI BCA adalah Grup Sekuriti. Grup beranggota 20 orang inilah yang menentukan: siapa yang berhak mengakses apa; bagaimana kebijakan password dan antivirus; bagaimana agar sistem tidak dikerjai orang (di-hack); dan sebagainya.
“Sebenarnya pembagian grup (dalam Tim TI) ini ditujukan supaya mereka benar-benar fokus. Masing-masing grup memiliki tugas dan wewenang yang berbeda, tetapi semuanya saling terintegrasi,” papar Hermawan. Ambil contoh untuk peluncuran kartu Flazz. Jika Grup Sekuriti menganggap suatu produk belum secure – kendati Grup Aplikasi dan Grup SNO sudah mengganggap oke – maka produk itu belum bisa diluncurkan.
Hermawan juga menjelaskan, prinsipnya, Tim TI BCA bertanggung jawab mengembangkan, mengelola dan memelihara proses bisnis berbasis TI melalui berbagai sistem aplikasi perbankan, sistem jaringan data yang menghubungkan semua kantor cabang dan terminal ATM, serta DRC. Semua sistem itu dipantau dan dikendalikan dari IT Management Centre di kantor pusat BCA, Jl. Jend. Sudirman, Jakarta.
Hasil yang dicapai BCA dengan mengembangkan infrastruktur TI yang mapan seperti itu terutama sekali adalah terbangunnya jaringan ATM terbesar di Indonesia dengan fungsinya yang amat beragam. BCA pun bisa meluncurkan layanan Internet banking (ada yang disediakan khusus untuk korporat) yang kemudian dilengkapi dengan mobile banking.
Fasilitas-fasilitas delivery itu bukan sekadar ada, tapi juga sudah dimanfaatkan banyak pelanggan – yang berarti mendatangkan fee-based income buat bank ini. Layanan Internet banking BCA, misalnya, berhasil mencatat volume transaksi sekitar 695 ribu kali pada September 2001. Pada Februari 2005, jumlah pengguna Internet banking BCA sudah mencapai lebih dari 300 ribu orang dengan total transaksi setahun terakhir mencapai 51 juta kali.
Sementara itu, layanan mobile banking BCA juga direspons antusias. Buktinya, hanya dalam waktu 11 hari sejak peluncurannya, layanan ini mampu menyerap 6.873 nasabah untuk mendaftarkan diri sebagai pengguna mobile banking BCA. Untuk layanan mobile banking ini per Februari 2005 terdapat 185 ribu pengguna dengan 17 juta kali transaksi.
Dari fasilitas-fasilitas tersebut, untuk periode September 2004 hingga September 2005, BCA bisa mendongkrak fee-based income sebesar 31,70%; yakni dari Rp 1,22 triliun pada akhir September 2004 menjadi Rp 1,60 triliun di akhir September 2005.
Selain menghasilkan fee-based income, pemanfaatan TI di BCA juga mewujudkan efisiensi biaya. Ketika semua jaringan BCA terhubung secara online dan memungkinkan transfer data real time, menurut Hermawan, biaya komunikasi pun bisa terpangkas 50%-60%. Belum lagi penghematan biaya lembur, sewa gedung, hingga infrastruktur.
Disebutkan Hermawan, saat ini BCA memiliki sekitar 7 juta nasabah di 800 cabang, dengan 3.800 jaringan ATM, dan 50 ribu unit terminal Electronic Data Capturer.
Kehebatan sistem TI BCA tersebut diakui pengamat TI Adrianto Gani. Menurut Adri, BCA sebagai consumer bank tampaknya sangat menyadari pentingnya delivery channel ketika bank lain lebih memilih berinvestasi membangun sistem inti. BCA dinilainya jeli memosisikan delivery channel-nya sebagai business enabler.
Dengan jumlah staf TI yang relatif banyak, menurut Adri, menunjukkan keseriusan BCA mengelola sistem TI-nya. Padahal, bank-bank lain kini lebih banyak memilih cara alih daya (outsourcing). Dengan kemandirian Tim TI-nya itu, tak heranlah BCA bisa lebih lincah dan banyak menetaskan produk baru. “Delivery channel BCA memang paling mengagumkan, sehingga nasabah bisa bertransaksi lebih mudah,” kata Adri memuji.
Kendati begitu, Hermawan tidak berani mengklaim bahwa sistem TI BCA paling canggih ketimbang bank lain. Apalagi, ia mengingatkan, di BCA peran dan fungsi TI lebih sebagai unit pendukung bisnis. Misalnya, bila tim bisnis mempunyai rencana jumlah ATM mesti mencapai sekitar 7 ribu dalam 2-3 tahun ke depan, maka tugas Grup SNO adalah bagaimana supaya sistem dan jaringan itu bisa menampung transaksi yang dihasilkan oleh 7 ribu ATM.
Selain arsitektur TI-nya sudah mapan, lanjut Hermawan, keberhasilan BCA menghadirkan produk/layanan baru dengan cepat karena sudah ada target dan arahan yang jelas ke depan. Alhasil, sistem TI pun sudah bisa dipersiapkan dari awal. Jika bank hendak meluncurkan produk/layanan baru, maka Tim TI menyediakan sistem TI yang mendukung, yang sudah dipersiapkan untuk jangka panjang.
Keseriusan manajemen BCA dalam memberdayakan TI juga tergambar dari anggaran belanja TI rutin, yang bujetnya sekitar US$ 40 juta setiap tahun, baik untuk kebutuhan belanja operasional (opex) maupun belanja modal (capex). Tahun ini, anggaran itu digunakan antara lain untuk standardisasi 20 ribu unit PC menggunakan sistem operasional Windows.
Hermawan – yang turut menggawangi perombakan arsitektur BCA sejak awal – menuturkan, selama arah bisnisnya jelas, maka dukungan TI akan selalu mengikuti. Ia memprediksi dalam 3-4 tahun ke depan belum akan ada perubahan yang signifikan. Artinya, selama jangka waktu itu BCA tidak akan mengganti sistem core banking ataupun sistem ATM. Fokus BCA sekarang adalah berupaya meningkatkan pelayanan ke nasabah. Misalnya, dengan mendongkrak tingkat availability. “Arahan dari manajemen BCA sudah jelas, yakni mengarah ke consumer banking, sehingga kami mesti memelihara delivery channel sebaik mungkin,” ungkap Hermawan.
Dengan mantapnya organisasi dan infrastruktur TI BCA, kebanyakan orang memang menilai bahwa sistem operasional bank ini sudah sedemikian canggih. Toh, Hermawan dengan jujur menyangkalnya. “Orang melihat seolah-olah sistem TI di BCA ini sangat canggih. Padahal sebetulnya biasa saja. Bank lain juga bisa melakukannya,” ujarnya merendah. “Kami hanya memosisikan TI ini berdampingan dengan bisnis dan untuk menopang bisnis, sebab percuma punya TI yang hebat jika tidak bisa menopang bisnis,” ia menambahkan. “Ini memang bukan masalah canggih atau tidak, tapi soal tepat guna. Di sinilah kejelian BCA,” komentar Adri.
(SWA, N0. 07\2007)
