Meskipun ada kecenderungan belanja TI meningkat, survei Kebijakan TI Korporat ini menunjukkan peningkatannya tidak signifikan dan nilai (rupiah) belanjanya juga relatif masih kecil. Alhasil, kalangan manajemen memang dituntut harus lebih pandai dan cermat dalam mengambil kebijakan belanja TI.
Pasar teknologi informasi (TI) di Indonesia bisa diibaratkan kafilah yang terus berlalu meskipun anjing menggonggong. Sebab, dalam sedasawarsa terakhir, pasar TI di Tanah Air terus tumbuh, walau dihadang berbagai tantangan; bahkan mampu melampaui prediksi para analis. Lihat saja, kendati krismon sempat memukul pasar TI nasional, pasar cepat pulih sebelum tahun 2000 didorong persiapan menghadapi Y2K bug. Bahkan, pada 2004 pasar TI Indonesia tampil perkasa, walaupun Indonesia sibuk menghadapi Pemilu. Menurut lembaga riset International Data Corporation (IDC), pasar TI Indonesia tahun 2004 mencapai US$ 1,54 miliar, melampaui perkiraan semula (US$ 1,3 miliar). Pada 2005, kinerja pasar TI ternyata juga melampaui perkiraan para praktisi dan analis, dengan nilai sebesar US$ 1,7 miliar atau tumbuh 12%. IDC memprediksi pasar TI Indonesia pada 2007 bakal mencapai US$ 2,1 miliar. Asosiasi Piranti Lunak Indonesia (Aspiluki), seperti diungkap Jarot Subiantoro, presidennya, optimistis target US$ 2,1 miliar bisa tercapai. Pasalnya, hingga semester pertama tahun ini belanja TI di dalam negeri diperkirakan mencapai US$ 800 juta.
Bergairahnya pasar TI Indonesia juga terlihat dari kecenderungan meningkatnya belanja TI yang dilakukan kalangan korporat. “Dari tahun ke tahun belanja TI di Grup Medco – baik grup energi maupun nonenergi – cenderung terus meningkat,” testimoni Yuyun Priandy, Manajer Departemen TI Medco Holdings.
Survei kecil mengenai kebijakan TI korporat – termasuk kebijakan belanja TI – yang dilakukan SWA-Business Digest terhadap 30 perusahaan skala besar, menengah dan kecil dari berbagai jenis industri, secara umum memang menunjukkan kecenderungan belanja TI (IT spending) korporat yang meningkat. Akan tetapi, peningkatannya tidak terlalu besar karena belanja TI mayoritas responden (43,3%) hanya naik di kisaran 0%-5%; sedangkan korporasi dengan kenaikan belanja TI di atas 20% hanya empat perusahaan (13,3%).
Kendati naik, umumnya belanja TI kalangan perusahaan di Indonesia masih terlalu kecil dibandingkan dengan pengeluaran operasionalnya. Menurut hasil survei, sekitar 80% responden menyebutkan belanja TI-nya masih di bawah 10% jika dibandingkan dengan anggaran operasional perusahaan. Padahal, sekitar 60% responden menyebutkan bahwa biaya operasional perusahaannya masih di bawah 20% dari total omset. “Besaran IT spending kami sekitar 4% dari omset,” ucap Djatnika, Vice President Perencanaan TI PT Excelcomindo Pratama (XL), sepertinya membenarkan temuan tersebut. Tak hanya XL, Grup Medco saja hanya mengalokasikan 5% dari omset per tahun untuk belanja TI grup nonenergi dan sekitar 10% untuk grup energi. Bahkan, salah satu perusahaan multilevel marketing terbesar di Indonesia, PT Amway Indonesia secara tegas membatasi belanja TI-nya, tidak boleh melebihi 2% dari total omset perusahaan.
Dari total alokasi belanja TI tersebut: sebanyak 70% responden memprioritaskan belanjanya untuk membeli infrastruktur TI (PC, server, dan produk perangkat lunak pendukungnya); sekitar 60% responden memprioritaskan untuk ERP; dan 50% untuk membangun sekuriti.
Tentu saja, tiap perusahaan dengan skala dan bidang usaha yang berbeda-beda akan berbeda pula alokasi belanja TI-nya. Ambil contoh XL. Menurut Djatnika, sekitar 60% dana belanja TI XL dialokasikan untuk membeli keperluan hardware, sedangkan sisanya (40%) untuk belanja software dan services (jasa TI). Lain lagi dengan BCA. Mayoritas belanja TI bank ini, yakni 60%, digunakan untuk fixed operating cost, seperti biaya pemeliharaan (maintenance), membayar lisensi software, komunikasi, dan sebagainya. “Sekitar 40% capital expenditure TI BCA digunakan untuk pengembangan sistem atau pembuatan sistem baru untuk kebutuhan bisnis,” ungkap Laksono, Chief Manajer TI BCA. Adapun di Grup Medco, lebih dari 50% alokasi belanja TI-nya dipakai untuk peningkatan backbone dan pembaruan sekitar 3 ribu lisensi software dari Microsoft.
Temuan survei lainnya, mayoritas responden (43,3%) menyebutkan bahwa kebijakan TI di perusahaan, termasuk belanja TI, ditentukan oleh penanggung jawab bidang TI atau istilah kerennya Chief Information Officer (CIO). Sementara responden yang menyebutkan kebijakan TI ditentukan oleh pemilik (yang biasanya duduk di dewan komisaris) hanya 3,3%.
Dipegangnya kebijakan TI di tangan para penanggung jawab departemen TI sekaligus menunjukkan bahwa organisasi TI di perusahaan itu sudah memiliki struktur yang jelas. Di BCA, misalnya, sistem TI-nya dikelola oleh divisi khusus, yang disebut Divisi Teknologi Informasi (DTI). Segala kebutuhan sistem informasi, baik di kantor pusat maupun di kancab bank ini, ditangani oleh DTI.
Contoh menarik mapannya organisasi TI bisa dilihat pula di Grup Dexa Medica (GDM) – yang membawahkan tiga anak usaha, yakni PT Anugrah Argon Medica, PT Dexa Medica dan PT Ferron Par Pharmaceutical. Di grup usaha yang didirikan oleh Rudy Sutikno ini, organisasi TI dibentuk terpisah, mandiri dan sejajar dengan departemen-departemen lain di setiap unit usaha. Setiap unit TI itu berkoordinasi dan melapor ke Direktur TI yang berkedudukan di tingkat korporat (holding company) yang merupakan bagian dari Corporate IT. Untuk menjaga standardisasi infrastruktur TI di lingkungan GDM dan guna mencapai efisiensi, dibentuk pula organisasi payungnya di tingkat korporat.
Kendati sudah memiliki organisasi TI yang jelas, dan menempatkan fungsi TI pada posisi strategis, sejauh ini jumlah profesional TI yang ada di perusahaan relatif sangat kecil dibandingkan dengan total karyawannya. Hasil survei menunjukkan 83,33% responden menyebutkan jumlah karyawan TI-nya masih di bawah 5% dibanding total karyawannya.
Hal menarik lainnya dari survei ini adalah mengenai perbandingan kepemilikan (ownership) perangkat TI – hardware ataupun software – yakni antara yang dibeli (sehingga menjadi milik sendiri) ataukah menyewa (lewat pola alih daya/outsourcing, misalnya). Mayoritas responden (46,67%) menyebutkan bahwa 100% dari pengeluaran (belanja) TI mereka memilih membeli sehingga menjadi hak milik sendiri. Sementara itu, hanya 6,67% responden yang memilih cara alih daya, dengan perbandingan 40% beli dan 60% sewa. Boleh jadi, ini menunjukkan bahwa pola alih daya tidak menjadi prioritas yang masuk dalam agenda TI tahunan mereka. “Saat ini di XL tidak ada outsourcing. Semua hardware dan software dibeli dan milik sendiri,” kata Djatnika.
Bagi kebanyakan perusahaan di Indonesia, pola alih daya hanya dilakukan untuk hal-hal tertentu. Di GDM, misalnya, alih daya hanya diterapkan untuk layanan jaringan yang menghubungkan lokasi dan situs GDM yang tersebar di kota-kota besar di Indonesia. “Dari waktu ke waktu kami akan selalu mempertimbangkan peluang outsourcing untuk bidang-bidang yang bukan menjadi kompetensi inti kami. Tentunya, sejauh risiko dan manfaat ekonomisnya dapat dipertanggungjawabkan,” ujar Wimala Widjaya, CIO GDM.
Begitu pula di BCA. Menurut Laksono, alih daya hanya dilakukan untuk bagian-bagian yang bukan merupakan bisnis inti bank. Bentuknya bisa solusi total, yakni alih daya untuk suatu pekerjaan plus pegawainya. Atau, bisa juga yang dialihdayakan hanya tenaga kerjanya. Jadi, tergantung pada jenis pekerjaannya. “Mayoritas hardware dan software yang digunakan oleh BCA adalah milik sendiri. Tetapi kami sudah mulai dengan sistem sewa atau outsourcing. Tentunya, jika ada yang lebih menguntungkan BCA, itu yang kami ambil,” Laksono memaparkan. Pola yang dilakukan GDM dan BCA itu juga dilakukan di Amway. ”Tidak banyak outsourcing yang kami lakukan. Yang kadang-kadang kami outsource pekerjaan seperti pengembangan sistem baru, website, scanning dokumen dari hardcopy menjadi softcopy,” tutur Nangky Halim, Manajer Senior TI Amway.
Mengingat besarnya nilai belanja TI korporat – bahkan untuk kalangan perbankan, seperti BCA, anggaran TI tahunannya diperkirakan sebesar US$ 30-40 juta – maka mereka pun dituntut cerdas dalam berbelanja dan mengatur anggaran, termasuk memilih produk TI dan vendornya. Tujuannya jelas, supaya tercapai benefit yang optimal. Dengan kata lain supaya mereka tidak “buntung”.
Dalam konteks tersebut, strategi yang dilakukan GDM menarik disimak. Menurut Wimala, di lingkungan grup usahanya pola pengaturan dana belanjanya dilakukan melalui rencana pengembangan TI dalam periode perencanaan tahunan perusahaan. Solusi-solusi TI yang perlu dibangun dituangkan dalam IT Readiness Blueprint yang akan menjadi dasar rencana kerja TI tahun berikutnya. “Masing-masing inisiatif TI akan ditentukan prioritasnya berdasarkan ukuran manfaat dan investasi yang diperlukan,” ucap Wimala.
Lalu dalam pembelian produk perangkat TI, lanjut Wimala, pihaknya selalu melakukan bundling, antara suku cadang dan tenaga kerja, dengan garansi tiga tahun. Setelah masa garansi berakhir, kemudian dibandingkan: berapa biaya perawatan yang harus dibayar jika terus dipergunakan dibanding biaya dan manfaat bila dilakukan peremajaan total. Jadi, untuk daur hidup dan nilai produknya diperhitungkan berdasarkan perbandingan kinerja, masa pakai dan perkembangan teknologi. Cara perolehan produk itu sendiri dilakukan melalui proses tender tertutup dengan mengundang pabrikan TI lokal ataupun mancanegara. “Kami menganut kebijakan, untuk investasi perangkat, hanya mempertimbangkan top three market leaders di bidangnya. Tujuannya untuk menjamin kelangsungan support dan meminimalkan risiko teknis,” ujar Wimala seraya menyebutkan cara yang sama dilakukan untuk pemilihan vendor.
Hampir senada dengan GDM, beberapa perusahaan sudah bisa menentukan daur hidup suatu produk TI. Di XL, menurut Djatnika, daur hidup produk hardware umumnya tidak lebih dari lima tahun. Kecuali, perangkat PABX yang bisa bertahan hingga 10 tahun. Adapun untuk produk software umumnya mengikuti version upgrade yang terjadi setiap 2-3 tahun. ”Maintenance yang dilakukan untuk hardware dan software berdasarkan periode satu tahunan. Tetapi untuk strategic business application (software) bisa sampai dengan lima tahun,” Djatnika menerangkan.
Menariknya, dalam hal maintenance perangkat TI ini, ada kesamaan cara antara BCA dan Amway, yakni melakukan kontrak maintenance dengan para vendor. Tujuannya supaya para vendor bisa memeriksa kelayakan kerja hardware atau software secara rutin. “Terutama untuk perangkat TI yang bernilai tinggi, krusial dan tidak boleh ada downtime, seperti PABX, router, server, UPS,” ujar Nangky.
Tip Cerdas Belanja Produk TI Korporat
1) Sebelum menentukan membeli suatu produk TI, sebaiknya melakukan survei lebih dulu dan benchmarking.
2) Produk yang dibeli harus memiliki track record dan support yang baik dari vendor lokal ataupun multinasional.
3) Melakukan proses seleksi yang ketat dan proof of concept. Antara lain dengan menguji kemampuan, bisa atau tidak menghindari kesalahan-kesalahan kecil yang tidak diinginkan.
4) Cari produk dan vendor yang sudah menguasai pangsa pasar signifikan di dunia, dan punya dukungan teknis kuat.
———————————————————————————-
Sumber: disarikan dari hasil wawancara.
BOKS:
Konsultan, untuk Apakah?
Kehadiran konsultan akan sangat dirasakan perusahaan manakala dilanda kebingungan dalam mengambil kebijakan atau mengimplementasi sistem baru yang tidak dikuasai alias bukan kompetensinya. Makin bingung manajemen perusahaan, makin penting peran konsultan bagi perusahaan itu. Ibaratnya, pelita di malam gelap. Maka tak heran, banyak perusahaan bersedia menggelontorkan dana yang tak sedikit, sebab tarifnya memang relatif mahal.
Salah satu contoh menarik adalah PT Capriasi Multinasional Sejahtera. Perusahaan multilevel marketing yang tentu saja belum sekelas Amway ini “nekat” menggunakan jasa konsultan TI untuk membantunya mengimplementasi sebuah aplikasi dari vendor asing. Menurut Andry A. Tarjono, Presdir Capriasi, keputusannya menyewa jasa konsultan karena memang saat itu perusahaannya sangat membutuhkan bantuan konsultan. Maklum, ketika itu bisnis Capriasi bertumbuh pesat sehingga memerlukan dukungan TI yang kuat. “Kami dihadapkan pada satu pilihan untuk mengadopsi sistem TI yang bisa menjawab persoalan yang ada,” ujar Andry memberi alasan.
Diakui Andry, TI merupakan bagian cukup vital untuk menopang proses bisnis Capriasi. Nah, untuk membangun arsitektur TI yang bagus ini perlu mendapat masukan dan bantuan dari orang-orang yang ahli di bidangnya. Sebab, pihaknya tidak memiliki kompetensi di bidang itu. “Kami perlu bantuan konsultan, karena mereka ahlinya. Mereka menguasai konsep, metode, dan bisa melakukannya,” ungkap Andry.
Jasa konsultan juga dipakai oleh PT Serasi Autoraya (SAR). Menurut Pongki Pamungkas, Presdir SAR, hampir semua bagian di perusahaannya mendapat sentuhan jasa konsultan, termasuk bidang TI. “Mereka lebih mengerti masalah metodologi. Kami memerlukan masukannya. Sedangkan praktik bisnisnya, kami yang lebih tahu,” ucap Pongki.
Namun, Pongki mengakui, memilih konsultan yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan bukanlah hal yang mudah. Jika salah, menurutnya, perusahaan akan terjebak pada konsultan yang sekadar memberi solusi standar, sehingga biaya yang dikeluarkan jadi mubazir.
