Perpustakaan yang Memanjakan Pengunjung

Tak cuma harus memiliki koleksi bacaan yang lengkap, perpustakaan pun kini dituntut bisa memberi kemudahan dan kenyamanan pelayanan bagi para pengunjung/penggunanya. Sejauh mana TI bisa membantu?

by a. mohammad bs

Gambaran sebuah perpustakaan di Indonesia yang serba kusam, serius lagi semrawut dengan pengelolaan serba manual dan tradisional, tampaknya mulai sirna. Kini sejumlah perpustakaan terus mempercantik diri. Tak hanya menambah koleksi bacaan dan menata ruang supaya lebih nyaman, tapi juga melengkapi fasilitas layanan untuk memberi kemudahan kepada pembaca dalam mengakses informasi, termasuk dengan mengadopsi teknologi informasi (TI).

Memang, dewasa ini sentuhan TI sudah terlihat di beberapa perpustakaan di Indonesia. Sebagai contoh, sebut saja perpustakaan Institut Teknologi Bandung, Bank Indonesia (BI), Universitas Bina Nusantara (UbiNus), Universitas Indonesia, dan perpustakaan Departemen Pendidikan Nasional/Depdiknas (dulu British Council).

TI sebenarnya bukan barang baru bagi kalangan perpustakaan di Indonesia. Menurut Hendro Wicaksono, pengamat TI sekaligus praktisi perpustakaan, di Indonesia kalangan perpustakaan mengimplementasi TI sejak paruh akhir 1980-an. Awalnya, pemanfaatan TI ini lebih banyak untuk kebutuhan otomasi sistem perpustakaan (library automation system). Biasanya unit di perpustakaan yang pertama kali menggunakan TI adalah unit pengolahan atau pengatalogan. Ada yang kemudian membuat online public access catalogue (OPAC). Kalau perpustakaan itu mempunyai cukup dana dan SDM, mereka juga akan mengimplementasi TI di unit sirkulasi (peminjaman dan pengembalian koleksi). “Saat ini rata-rata perpustakaan, baik yang kecil maupun besar, sudah mengimplementasi TI untuk kebutuhan otomasi perpustakaan. Minimal untuk pengatalogan, sirkulasi, dan manajemen pemakai. Ada juga yang sudah memanfaatkan sampai unit pengadaan, inventarisasi dan penyiangan koleksi,” Hendro menguraikan.

Bahkan, sejumlah perpustakaan sudah berani mengklaim sebagai digital library, meskipun sejumlah pengamat merasa lebih pas menyebutnya sebagai hybrid library. “Banyak perpustakaan yang bilang sudah membangun digital library, tetapi pemakai sulit mengaksesnya dengan berbagai alasan,” Hendro mengutarakan kritiknya.

Terlepas dari itu, implementasi TI ini menjadi indikasi adanya keinginan dari pengelola perpustakaan untuk memudahkan mereka mengelola tugas kepustakaan sekaligus memberi kemudahan kepada user. Perpustakaan BI, misalnya, sejak 1996 telah menata sistem dan layanannya. Menurut Rita Krisdiana, Kepala Perpustakaan BI, sebelum dilakukan migrasi aplikasi, umumnya pengelolaan masih bersifat tradisional. Aplikasi sebelumnya, yakni CD ISIS, lebih berfungsi sebagai database inventaris kepustakaan.

Dinilai tidak lagi menunjang kinerja perpustakaan, lalu manajemen BI memutuskan untuk mengganti sistem TI-nya secara lebih menyeluruh. Direktorat Teknologi Informasi BI, sebagai unit yang berwenang dalam menentukan segala kebijakan yang berkaitan dengan TI di BI, menunjuk salah satu vendor untuk pengembangan aplikasi. Menurut Is Indratno, Tim PPA – Direktorat TI BI, vendor yang terpilih mesti memiliki kemampuan membuat desain atau tampilan Web yang baik (termasuk unsur seninya). Hasilnya? “Boleh dibilang, sekarang semuanya sudah IT-based, mulai dari pengelolaan sampai pelayanan,” kata Indratno bangga. “Bahkan, guestbook sudah memanfaatkan layanan TI. Jadi, ketika pengunjung datang, jika biasanya mengisi di buku tamu, sekarang mereka mesti mengisinya di komputer yang disediakan.”

Untuk menopang kegiatan perpustakaannya, Direktorat TI BI menerapkan dua aplikasi. Pertama, aplikasi otomasi perpustakan dengan menyediakan interface untuk petugas, seperti untuk kebutuhan pengelolaan dan katalogisasi, mulai dari entri, data buku, data periodikal sampai pengadaan. Yang kedua, aplikasi untuk user, dengan menyediakan fasilitas yang berbasis Web, sehingga fasilitas ini disebut cyber library. Fasilitas cyber dibangun dengan menggunakan teknologi pemrograman PHP dotnet, sedangkan database-nya menggunakan Microsoft SQL 2000. Sistem baru ini live ke jaringan intranet BI yang berbasis Web pada 2001. “Kesulitan pada saat pengembangan ketika harus mengintegrasikan dengan sistem atau aplikasi yang telah ada, misalnya untuk otomasi perpustakaan, dan ketika melakukan migrasi data. Tetapi, kami terus melakukan uji coba dan parallel run supaya proses implementasi TI itu berjalan baik,” Indratno menerangkan.

Cyber library via jaringan intranet BI ini bisa diakses oleh pengunjung dan semua pegawai BI, termasuk yang berada di daerah dan luar negeri. Melalui cyber library ini mereka bisa menikmati layanan katalog online, akses ke jurnal online (JSTOR dan Proquest), koleksi digital yang bisa di-download. Fasilitas perpustakaan digital ini juga bisa dipakai untuk kebutuhan peminjaman buku; perpanjangan; antre pinjam; fasilitas untuk memberikan komentar/opini terhadap buku atau artikel; fasilitas untuk mengirimkan karya tulis ke perpustakaan; fasilitas memberikan usulan pengadaan untuk menambah koleksi buku/jurnal baru perpustakaan; kliping berita online; serta berlangganan informasi kliping berita dan informasi koleksi baru melalui e-mail. “Jadi melalui cyber library ini karyawan BI bisa pinjam secara online. Kalau lebih dari dua hari koleksi yang dipesan belum diambil, maka statusnya akan free lagi, bisa dipinjam siapa saja,” papar Rita.

Menurut Rita, implementasi TI di perpustakaan ini memberi manfaat, baik bagi pengelola maupun pengguna perpustakaan. Manfaat itu, antara lain: memudahkan pengelolaan koleksi perpustakaan, tidak hanya mencakup pengelolaan indeks koleksi (seperti judul, nama pengarang, dan sebagainya), tetapi juga konten atau informasi yang dikandungnya. Selain itu, juga mendekatkan keberadaan perpustakaan dengan karyawan dan pihak eksternal yang membutuhkan informasi referensi bahan pustaka. Bahkan, pemanfaatan TI memberi andil terhadap kinerja perpustakaan. Diklaim Rita, pada 2005 akses terhadap koleksi perpustakaan meningkat 15% dari tahun sebelumnya. Hasilnya, target terlampaui: akses terhadap koleksi perpustakaan mencapai 19,2%. “Untuk tahun 2006 masih ditargetkan 15%. Tetapi, hingga semester pertama sudah tercapai 10%,” kata Rita sumringah.

Saat ini perpustakaan BI mengoleksi sekitar 48 ribu eksemplar buku meliputi 36 ribu judul. Untuk terbitan periodik–berupa jurnal/majalah/serial publikasi lainnya terbitan BI ataupun lembaga lain–mencapai 172 judul. Sementara jumlah terbitan periodik ini sekitar 7.500 eksemplar (publikasi non-BI) dan 5 ribu eksemplar (publikasi BI). Perpustakaan ini juga menyediakan layanan jurnal online JSTOR dan Proquest. Adapun jumlah kliping berita yang dimilikinya terkait dengan bidang tugas BI, yang dikumpulkan dari sejumlah surat kabar sejak tahun 1998, rata-rata 25 ribu artikel berita per tahun.

Jumlah pengunjung perpustakaan BI setiap bulan kini rata-rata 1.000 orang; sedangkan jumlah anggotanya meliputi seluruh karyawan BI yang tersebar di 37 kantor BI di seluruh Indonesia, pensiunan dan calon pegawai BI. Pihak luar boleh-boleh saja berkunjung ke perpustakaan BI, tetapi tidak bisa meminjam koleksi. Mereka hanya bisa membaca di tempat dan memfotokopi (maksimum 10 lembar secara gratis).

Upaya modernisasi perpustakaan yang berbasis TI juga dilakukan Direktorat Pengembangan TI UbiNus. Sejak dibuka pada 1982 perpustakaan universitas ini terus melakukan perbaikan layanan. Sejak 1999, misalnya, layanan perpustakaan telah terkomputerisasi dengan sistem informasi. Layanannya mencakup pengadaan, pengolahan dan sirkulasi. Sistem layanan pun sudah terbuka (open access sevices), sehingga para mahasiswa, dosen dan karyawan dapat mencari buku sendiri di rak.

Lalu, pada 2002, pemanfaatan TI di perpustakaan UbiNus sudah mengarah ke fasilitas berbasis Web. Menurut Endang Ernawaty, Manajer Perpustakaan UbiNus, pemanfaatan TI di perpustakaannya digunakan untuk sistem perpustakaan digital, yang mencakup: sistem informasi manajemen guna menunjang kegiatan operasional dan pelaporan; otomasi perpustakaan guna menunjang proses pengadaan, pengolahan atau katalogisasi, dan sirkulasi; serta sistem pengolahan informasi digital untuk mengolah pengetahuan, berita, berikut fasilitas aksesnya.

Seperti halnya perpustakaan BI, pengembangan TI di perpustakaan UbiNus pun dilakukan sendiri, yakni oleh Direktorat Pengembangan TI UbiNus. Bedanya, lembaga ini pula yang mengembangkan aplikasi untuk perpustakaan, tidak dialihdayakan ke vendor. “Kami tidak memakai vendor dari luar, tetapi dibuat sendiri oleh Direktorat TI yang mempunyai tim pengembang sendiri,” ujar Endang. Tahap pengembangan modul ditangani oleh Unit Pengembangan TI, dan setelah beroperasi ditangani oleh unit operasional TI–termasuk untuk urusan pengembangan jaringannya. Saat ini, UbiNus Digital Library mengoleksi 14.359 judul buku (termasuk jurnal online dan e-book). Jumlah anggotanya mencapai 18.500 orang; sedangkan jumlah pengunjung rata-rata hampir 450 orang per hari, dengan jumlah peminjam sekitar 260 orang per hari. Sementara jumlah pengembalian buku mencapai 257 peminjam per hari.

Menurut Hanny Santoso, staf pengajar UbiNus yang juga turut terlibat dalam pengembangan sistem perpustakaan UbiNus, dengan menggunakan pengembang dari dalam akan mudah menyatukan dan mengustomasi data-data transaksi perpustakan dalam satu portal. Saat ini setiap personel di UbiNus (biasa disebut BiNusian), yaitu dosen dan mahasiswa, memiliki account untuk mengakses semua aplikasi yang sudah terintegrasi itu. Untuk mahasiswa misalnya, disediakan data peminjaman perpustakaan, data nilai, data transaksi kelas, konten e-learning, fasilitas e-mail, dan sebagainya.

Dijelaskan Anny Tandyo, Manajer Pengembangan Sistem Informasi UbiNus, aplikasi yang dikembangkan untuk mendukung kegiatan perpustakaan adalah aplikasi sirkulasi, pengolahan dan pengadaan buku. Semua aplikasi itu menggunakan teknologi Microsoft, yaitu Visual Basic 6.0. Fasilitas Webnya–beralamat di: http://library.binus.ac.id–menggunakan bahasa pemrograman ASP dengan konsep multitier (three tier). “Digunakannya sistem three tier ini supaya keamanan data lebih terjaga karena menyangkut data mahasiswa,” Anny menegaskan. Semua proses bisnisnya disimpan di server tersendiri, berbasis teknologi Microsoft Transaction Server. Semua aplikasi itu menggunakan database Microsoft SQL Server, dan dikembangkan dengan metodologi rapid application development.

Menurut Endang, pengembangan sistem TI perpustakaan di universitas ini bisa dimanfaatkan untuk menunjang sejumlah kegiatan di perpustakaan. Antara lain: proses pengadaan buku yang terintegrasi dengan bagian keuangan dan jurusan; proses katalogisasi dan perawatan database; serta penyediaan berbagai layanan perpustakaan, seperti peminjaman, penelusuran literatur, kotak saran. Lewat fasilitas yang tersedia, pengguna memang dapat meminjam, memperpanjang, memesan via Web, dan terkoneksi dengan fasilitas Binus Maya (konten e-learning).

Singkatnya, kini mahasiswa, dosen dan karyawan UbiNus dapat mengakses berbagai koleksinya vis Web. Pengguna juga bisa mengakses jurnal elektronik, paket informasi dan e-content lokal seperti skripsi, tesis, artikel, e-clipping dan sebagainya. Selain itu, transaksi sirkulasi juga bisa dilakukan secara online, (kecuali, tentu saja, untuk ambil buku). “Permintaan penelusuran literatur juga dapat dilakukan melalui web. Jadi pemanfaatan TI ini sangat meningkatkan kinerja perpustakaan. Sebab, proses internal perpustakan menjadi lancar, lebih cepat dalam pelayanan ke user dan kepuasan pengguna bertambah,” tutur Endang mengklaim.

Pernyataan senada dikemukakan Chaidir Amir, pustakawan Perpustakaan Depdiknas. Menurutnya, melalui pemanfaatan TI pelayanan kepada user menjadi lebih cepat dan mudah. “Sistem pengelolaan di perpustakaan Depdiknas sudah terotomasi, sehingga layanannya lebih cepat dan memberi kemudahan,” ujar Chaidir.

Perpustakaan Depdiknas ini, boleh dibilang sebagai kesinambungan dari perpustakaan British Council–salah satu perpustakaan pertama di Indonesia yang sebelumnya telah ditata dan dikelola cukup modern, dengan memanfaatkan bantuan TI. Seperti diketahui, sejak Nopember 2004, perpustakaan milik Kerajaan Inggris ini dihibahkan ke pemerintah dan pengelolaannya ditangani oleh Depdiknas. Selain sekitar 18 ribu koleksi buku, 5 ribu audio video, dan 80-90 judul majalah, Pemerintah Inggris juga menghibahkan sistem TI-nya. Karenanya, kini sistem pengelolaan perpustakaan Depdiknas pun sudah terotomasi.

Menurut Chaidir, untuk program otomasi perpustakaan ini pihaknya menggunakan software yang disebut Alice–peranti lunak yang disebutnya cukup mahal (Rp 200-300 juta), di Indonesia hanya digunakan di Depdiknas dan British International School. Di dalam aplikasi ini tercakup sistem pengelolaan perpustakaan secara terintegrasi, mulai dari manajemen data buku, data anggota, sistem sirkulasi peminjaman, statistik laporan penggunaan dan pengeluaran buku, statistik anggota, dan sebagainya. “Sebenarnya, praktis hampir tidak ada proses implementasi TI di perpustakaan Depdiknas, karena kami cukup mengopi dan menginstal pada server yang ada di sini. Itulah kemudahan Alice, sangat user friendly,” ungkap Chaidir memuji.

Nah, data koleksi yang dihibahkan dari British Council tersebut masih tersimpan di software-nya. Cukup dikopi ke dalam dua CD, lalu dikopi lagi ke server di Depdiknas, maka sudah bisa langsung running. Chaidir juga membenarkan software ini cukup simpel dan tidak terlalu memberatkan kerja komputer. Maklum, semua PC yang dipakai di perpustakaan Depdiknas masih menggunakan PC Pentium III. Toh, aplikasi Alice bisa berjalan dengan baik.

Untuk mendukung kegiatan perpustakaan ini, lanjut Chaidir, pihaknya menggunakan dua server local area network. Pertama, server untuk aplikasi Alice yang digunakan untuk otomasi perpustakaan, seperti katalogisasi, entri sirkulasi dan OPAC. Jumlah PC yang terkoneksi dengan server ini ada 7 unit. Kedua, server untuk jaringan kantor dan Internet, yang didukung 15 unit PC. Untuk akses Internetnya menggunakan Speedy (unlimited) dari Telkom, dengan biaya sewa Rp 4 juta per bulan. Walau begitu, diakui Chaidir, kecepatan akses Internet menggunakan Speedy ini masih lemah–sering kali tak sampai 54 kbps–walaupun disebutkan dalam penawarannya mencapai 384 kbps.

Menurut Chaidir, saat ini perpustakaannya memiliki sekitar 3 ribu anggota, yang terdiri dari anggota individual (terbagi dalam kategori basic, reguler dan premium); serta kolektif (karyawan Depdiknas dan korporasi). Untuk pelanggan premium, misalnya, dengan membayar iuran keanggotaan Rp 250 ribu per tahun bisa meminjam tiga buku, dua audio dan akses Internet sepuasnya. Setiap anggota diberi kartu yang dilengkapi bar code. Chaidir mengklaim, setiap harinya rata-rata pengunjung mencapai 100-150 orang; sedangkan rata-rata peminjaman per hari 500-1.000 item.

Menurut pustakawan yang ikut dalam “rombongan” hibah ini, walaupun sejauh ini peminjaman masih bersifat konvensional, melalui pemanfaatan TI semuanya relatif menjadi gampang. Anggota bisa mencari koleksi ataupun melakukan proses peminjaman dengan lebih mudah. Untuk mencari buku ataupun audio, cukup mencari di katalog online. Misalnya, cukup mengetik nama pengarang atau judul, maka sudah bisa langsung ditemukan. Begitu pula untuk peminjaman, tidak perlu menunggu lama. Sebab, semua koleksi sudah dilengkapi bar code sehingga tidak perlu melakukan pencatatan administratif, tapi cukup di-scan. Untuk perpanjangan peminjaman pun bisa melalui telepon, faksimile ataupun surat elektronik (e-mail). Selain itu, perpustakaan Depdiknas juga menyediakan layanan Proquest, yakni kumpulan jurnal online yang bisa diakses dari rumah, dengan syarat anggota memiliki user name dan password lebih dulu yang akan diberikan oleh pihak perpustakaan. Rencananya, selain pembenahan infrastruktur, dalam waktu dekat Chaidir dan timnya akan mengembangkan website perpustakaan ini dan membuka layanan berbasis WiFi. “Dengan bantuan teknologi, kami akan terus berupaya meningkatkan layanan dan memberi kemudahan kepada pembaca,” Chaidir menegaskan.

Tampaknya, di masa mendatang pemanfaatan TI di perpustakaan menjadi sebuah keniscayaan. Hendro pun membenarkan, pemanfaatan TI di perpustakaan ini sebagai sesuatu yang wajib hukumnya. Alasannya sederhana, TI memberikan begitu banyak peluang bagi pustakawan sebagai pengelola perpustakaan untuk menyediakan beragam layanan bagi pemakainya. Misalnya, dengan memanfaatkan intranet sebagai infrastruktur untuk menjadikan perpustakaan sebagai sebuah learning environment. “Dengan begitu, orang akan terdorong untuk datang ke perpustakaan, termotivasi untuk belajar dan berbagi pengetahuan,” tutur Hendro. “Jadi, perpustakaan dengan bantuan TI bisa memperkuat positioning-nya sebagai tempat yang mengurusi information and knowledge management,” imbuhnya.