Salah satu kunci sukses bisnis penyewaan kendaraan di Tanah Air adalah kemampuan mengelola banyak unit kendaraan di berbagai daerah– dengan segala tetek-bengek urusannya–secara efisien. TRAC dengan bantuan TI telah membuktikannya.
Sebagai perintis bisnis penyewaan kendaraan, dominasi TRAC-Astra Rent A Car tetap kokoh. Mungkin Anda tak menyangka, sekarang terdapat ratusan pelaku bisnis penyewaan kendaraan di Tanah Air. Dari yang berupa perusahaan besar, UKM hingga yang bersifat rumahan. Akan tetapi, begitu kita bicara rental kendaraan, nama TRAC-Astra Rent A Car kemungkinan besar di antara yang paling disebut awal, kalau bukan yang pertama.
Saat ini, PT Serasi Autoraya (SAR)–perusahaan pengelola TRAC–mengoperasionalkan sekitar 13 ribu unit kendaraan dan 1.000 sepeda motor (Tremo) dari berbagai jenis dan merek. Kantor cabangnya ada 19 dengan lebih dari 450 jaringan bengkel yang tersebar di seluruh Indonesia. SAR juga mengelola sekitar 3.500 pengemudi profesional, yang mendapat gemblengan di Pusat Pelatihan Pengemudi miliknya. Dari data ini saja sudah tergambar bagaimana dominannya TRAC.
Pelanggan terbesar TRAC berasal dari kalangan korporat, melalui sistem operating lease. Sementara sisanya merupakan pelanggan ritel atau perorangan. Istimewanya, para pelanggan korporat ini umumnya telah memanfaatkan jasa TRAC selama 3-5 tahun, karena rata-rata memang mengikat kontrak jangka panjang. PT Inalum, misalnya. Perusahaan pertambangan ini telah menggunakan jasa layanan TRAC sejak 2003. Menurut Dadang Nawawihata, Manajer Senior Divisi SDM & General Affairs Inalum, awalnya jumlah unit kendaraan yang disewa sebanyak 85 unit. Kini jumlahnya meningkat menjadi sekitar 100 unit. Jenis mobil yang disewanya terdiri dari Kijang Innova, Altis dan CRV. Menurut Dadang, kontrak penyewaan kendaraan dengan TRAC ini akan berakhir awal 2007. “Bagi kami, model penyewaan kendaraan ini lebih menguntungkan dan lebih simpel, sehingga menghitung cost ke depan lebih pasti. Sejauh ini kami cukup puas dengan layanan yang diberikan TRAC,” ungkapnya. “Kalau mengacu pada kepraktisan dan efisiensinya sih, kemungkinan bisa diperpanjang.”
Keberhasilan TRAC mendominasi bisnis penyewaan kendaraan, seperti diakui Pongki Pamungkas, Presdir SAR, salah satunya karena ditopang kemampuan TI yang sudah terintegrasi. Melalui pemanfaatan TI, semua unit kendaraan yang jumlahnya ribuan dapat dipantau secara detail dan cepat. SAR juga bisa memonitor dan mengontrol secara otomatis urusan maintenance hingga pengurusan dokumen kendaraan. Bahkan, melalui pengembangan sistem manajemen fleet untuk keteraturan pengelolaan armada, pengelola TRAC bisa lebih mudah menyeleksi pengadaan kendaraan. “Harus diakui, salah satu keberhasilan kami dalam bisnis penyewaan kendaraan ini karena pengelolaannya memanfaatkan teknologi informasi. Kami mengalokasikan anggaran besar untuk keperluan itu,” ungkap Pongki.
Dijelaskan Pongki, pada awal 1990-an, SAR memiliki 1.800 unit kendaraan yang dikelola oleh 75 karyawan dengan sistem yang dibangun sendiri, tetapi tidak terintegrasi. Tak mengherankan, masih banyak proses bisnis yang kala itu harus dilakukan secara manual. Akibatnya, untuk melakukan konsolidasi dari seluruh sistem yang ada sangatlah tidak memadai. Apalagi untuk membuat suatu keputusan manajemen dengan cepat. Kondisi ini disebabkan banyak laporan analisis yang cenderung lambat dan tidak akurat. Sejalan dengan itu, Astra International (AI)–sebagai holding SAR–menghendaki laporan keuangan dari setiap anak usahanya bisa selesai dan dilaporkan pada tanggal 5 setiap bulannya.
Atas dasar itu, manajemen SAR–didukung manajemen AI–memandang perlu mencari sistem baru guna menggantikan sistem yang sudah ada. Pada 1995, dimulailah proyek implementasi aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP) buatan sebuah vendor multinasional. Menurut Stefanus Handojo Kusumadjaja, GM Departemen Teknologi Informasi SAR, sebelum memilih aplikasi dan vendornya ini lebih dulu dilakukan studi banding terhadap beberapa sistem ERP yang lain. Termasuk menyempatkan berkunjung ke beberapa negara untuk memastikan dukungan dari sistem masing-masing.
Karena cukup kompleks, implementasi ERP ini berlangsung kurang- lebih selama dua tahun hingga go live, termasuk membenahi semua proses bisnis SAR secara menyeluruh sebelum dilakukan konfigurasi. Untuk melakukan konfigurasi, lanjut Handojo, pihaknya dibantu PriceWaterhouse Consulting. Maklum, pada saat itu pengimplementasian sistem ini tergolong baru di Indonesia. Bahkan, TRAC menjadi proyek implementasi ERP yang pertama di lingkungan AI. “Pada awalnya hanya mencakup modul akunting. Tapi mulai 1997 sudah roll out semua modul hingga ke seluruh cabang,” ujar Handojo.
Handojo menyebutkan, total investasi yang dibenamkan untuk keperluan itu lebih dari Rp 15 miliar. Namun, secara keseluruhan biaya operasional TI di SAR dalam setahun bisa mencapai Rp 8-9 miliar. Toh, biaya operasional TI itu hanya mengambil 2% dari total biaya operasional SAR. Tentu saja, investasi besar yang dibenamkan SAR untuk mengimplementasi TI itu sepadan dengan peningkatan performa perusahaan. Handojo mengklaim, peningkatan signifikan pascaimplementasi terjadi pada 1998, yakni: pertumbuhan bisnisnya meningkat dua kali lipat. Pendapatan pun terus meningkat. Jika pada 1998 revenue SAR sekitar Rp 80,5 miliar, pada 2005 mencapai lebih dari Rp 635 miliar.
Menurut Handojo, saat ini semua modul ERP sudah diimplementasi di TRAC. Antara lain modul/area Finance & Controlling (FI/CO). Menurutnya, modul FI/CO merupakan salah satu proses yang sangat mendasar di setiap perusahaan untuk memantau account receiveable (AR), bujet, arus kas (cash flow), pajak dan laporan keuangan. Sementara modul Sales & Distribution (SD) meliputi proses yang terkait di area penjualan untuk semua produk yang dimiliki. Proses itu mencakup pembuatan penawaran, kontrak, tagihan, melihat stok, kontrak yang akan habis dan data pelanggan.
TRAC juga telah mengimplementasi modul Asset & Maintenance (Plan Management/Maintenance Management). Menurut Handojo, area ini menjadi bagian yang paling penting karena mencatat semua aset TRAC, baik aset operasional maupun aset produk berupa unit mobil yang disewakan. Semua perencanaan maintenance unit yang disewakan telah diprogram di dalam sistem. Misalnya, kapan perawatan rutin harus dijalankan, kapan masa STNK habis, bagaimana (analisis) penggunaan suku cadang, status kesiapan mobil, jumlah mobil yang idle, dan sebagainya.
Selain itu juga ada modul Human Resource (HR). Modul ini telah dimanfaatkan untuk pencatatan data karyawan secara detail (people admininistration), pengembangan karyawan (people development), serta tak kalah penting payroll dan time management (yang terakhir ini digunakan untuk mencatat semua aktivitas pengemudi terkait dengan waktu kerja semua pengemudi yang ada). Singkatnya, setelah rampung implementasi ERP ini, sistem di TRAC bisa terintegrasi. Misalnya, dari transaksi penjualan yang dilakukan oleh bagian penjualan di seluruh cabang, secara langsung nilai transaksinya dapat di-posting ke dalam sistem finance (akunting) yang ada. Bahkan, dapat dilihat dalam laporan AR. Atau, informasi mengenai kesiapan unit kendaraan dari bagian pool dapat langsung diketahui oleh bagian penjualan. Ini semua dimungkinkan karena semua cabang sudah terkoneksi secara online. “Dengan didukung jaringan data secara online, maka kami bisa menghasilkan data yang real time,” Handojo menegaskan dengan bangga.
Ditunjang sistem data warehouse yang cukup besar, para manajer TRAC bisa memperoleh informasi yang dibutuhkan. Selain itu, dengan sistem yang tersentralisasi tidak lagi memerlukan proses konsolidasi secara manual, sehingga untuk mendapatkan data jauh lebih mudah dan akurat. Misalnya, laporan keuangan (performa) setiap bulan dapat diterbitkan pada tanggal 2 atau 3, sehingga bisa memenuhi tuntutan AI, holding company-nya. Menurut Handojo, database yang ada di SAR tersimpan di dalam sebuah server besar. Maklum, perusahaan ini memang menganut sistem sentralisasi, untuk memudahkan dan mempercepat proses analisis data.
Pendeknya, melalui sistem yang terintegrasi ini pihak SAR menilai bahwa semua kegiatan proses bisnis bisa berlangsung lebih cepat dan efisien, baik menyangkut keuangan maupun operasional. Dengan begitu, keputusan pun bisa diambil lebih cepat. Adapun bagi level di bawahnya, terutama para manajer dan tim operasional, lebih mudah untuk menganalisis, karena datanya sangat detail. Mereka bisa melihat data secara lebih cepat. Sebab, semua kegiatan maintenance reguler sudah diatur oleh sistem. Dengan adanya warning system mereka akan diingatkan. Misalnya unit mobil A atau B dengan nomor sekian sudah bisa langsung terlihat: ada catatannya tentang keharusan ganti oli, melakukan perawatan mesin dan sebagainya.
Tak hanya itu. Setiap departemen di semua cabang pun bisa mendapat informasi secara cepat. Misalnya, ada seorang petugas penjualan rental yang menjual sewa unit mobil, maka semua cabang sudah bisa tahu jenis mobil mana yang siap. Sebab, begitu mobil balik ke pool, ada petugas yang menerima dan di-boot ke dalam sistem. Atau, para wiraniaga (salesman) yang mendapat insentif dari hasil penjualannya, maka bisa langsung masuk ke bagian HR. Jadi insentif itu bisa langsung dihitung, diakumulasi dan langsung masuk ke dalam sistem payroll. “Mengingat sistem di TRAC sudah terintegrasi, maka proses bisnis menjadi lebih cepat dan efisien. Ini yang memungkinkan kami tetap terdepan,” Handojo mengklaim.
Di mata Adrianto Gani, praktisi dan pengamat TI, sistem TI di TRAC sudah cukup maju bila dibandingkan para kompetitor umumnya. “Secara umum, saya melihat TRAC sudah didukung oleh sistem TI yang memadai untuk menjalankan bisnis dengan skala bisnis mereka saat ini. Penggunaan aplikasi bisnis sekelas ERP ini menunjukkan keseriusan dan penempatan prioritas yang cukup tinggi untuk sistem TI di TRAC,” komentar pria yang akrab disapa Adri ini.
Menurut Adri, di industri penyewaan kendaraan ada beberapa aspek penting implementasi TI yang mesti diperhatikan perusahaan pemberi jasa. Pertama, pengelolaan aset (mobil sewaan), yang meliputi perencanaan, pengadaan, perawatan dan likuidasi aset. “Ini menjadi penting karena ketersediaan dan kondisi aset harus selalu berada dalam kondisi ideal yang mendukung pencapaian seluruh target dan rencana bisnis,” papar Adri. Nah, untuk keperluan ini TRAC sudah memiliki modul Plan Management yang bisa digunakan untuk menangani pengelolaan dan perencanaan aset.
Kedua, aspek pengelolaan transaksi penyewaan. Dalam kondisi persaingan usaha jasa seperti penyewaan kendaraan, lanjut Adri, sangat dibutuhkan sistem yang memiliki kemampuan untuk menangani berbagai jenis transaksi yang bervariasi dan fleksibel–baik yang bersifat penyewaan jangka pendek maupun jangka panjang–juga transaksi individual ataupun korporasi, transaksi antarwilayah geografis, dan berbagai jenis transaksi lainnya. Untuk keperluan ini, TRAC memang sudah memiliki modul Sales and Distribution (SD).
Ketiga, selain memiliki produk-produk yang inovatif untuk individu ataupun korporasi, Adri menyebutkan, penyedia jasa penyewaan kendaraan juga perlu memiliki kemampuan menganalisis dan mengenal para pemakai jasa beserta karakteristik dan riwayat transaksi mereka. Sistem TI untuk analisis ini, dapat digunakan sebagai alat untuk membantu pengambilan keputusan yang bersifat strategis, baik untuk pengembangan produk, perluasan pangsa pasar maupun penentuan harga sewa. “Semua itu sudah dimiliki TRAC,” katanya menilai. “Dan, berdasarkan informasi yang saya miliki, TRAC juga sedang mempersiapkan untuk membangun sistem intelijen bisnis yang akan menjadi sarana analisis dan pengambilan keputusan,” ia menambahkan. Adapun untuk keperluan sistem operasional standar (semisal back office) seperti HR dan Financial Management, kebetulan juga sudah diimplementasi TRAC.
Diakui Handojo, secara internal kemampuan sistem TI di TRAC sudah cukup bisa diandalkan. Oleh karena itu, menurutnya, rencana pengembangan TI ke depan lebih mengarah ke proses bisnis eksternal. Maksudnya, sistem TI yang akan dikembangkan nantinya lebih diarahkan untuk pelanggan, mitra, vendor dan para pemasok. Dengan begitu, pihaknya mengharapkan, jika selama ini proses transaksi antara TRAC dengan mereka masih banyak dilakukan secara manual, nantinya semua transaksi dapat diolah dengan lebih cepat. Misalnya, para pelanggan bisa mengetahui informasi mengenai billing statement, sehingga bisa mengontrol pemakaian, karena sistem itu ada di sisi mereka. “Target kami menjadikan SAR sebagai perusahaan transportasi yang terdepan, tidak hanya dari produk dan layanan, tapi juga dalam hal solusinya yang total,” Handojo bertekad.
